Административни системи за контрол на контрола, цели, предимства, примери

на административен контрол то се определя като процес, чрез който мениджърите влияят върху другите членове на организацията за прилагане на стратегии. Изпълнява се въз основа на информацията, получена от мениджърите.

Той се занимава с координация, разпределение на ресурсите, мотивация и измерване на изпълнението. Практиката на управленския контрол и проектирането на системите за управленски контрол се основава на редица академични дисциплини.

Административният контрол предполага обширно измерване. Следователно то е свързано и изисква принос от счетоводството, особено от управленското счетоводство. Второ, той включва решения за разпределяне на ресурсите. Затова тя е свързана и изисква принос от икономиката, особено от икономиката на управлението.

Трето, той предполага комуникация и мотивация за работа. Това означава, че тя е свързана и изисква принос от социалната психология, особено организационното поведение.

Лошият контрол в рамките на дадена компания представлява сериозна заплаха, като например неефективно използване на ресурси, грешки при обработката, намалена рентабилност, липса на регулаторно съответствие и кражба или злоупотреба с активи от служители.

индекс

• 1 Планиране и контрол
• 2 Административни системи за контрол
  • 2.1 Бизнес инструмент
  • 2.2 Компоненти
  • 2.3 Трудности
• 3 Цели
  • 3.1 Откриване на грешки
  • 3.2 Доказателство, че всичко работи правилно
  • 3.3 Действайте, когато е необходимо
  • 3.4 Общуване и мотивиране на работниците
  • 3.5 Прилагане на превантивни мерки
• 4 Предимства
  • 4.1 Помощ за децентрализация
  • 4.2 Помощ за координация
  • 4.3 Опростете надзора
  • 4.4 Увеличаване на мотивацията
• 5 Недостатъци
  • 5.1 Трудности при установяването на количествени стандарти
  • 5.2 Няма контрол върху външните фактори
  • 5.3 Съпротивление на служителите
  • 5.4 Скъпоструващ бизнес
• 6 Значение
  • 6.1 Проверка на политиките
  • 6.2. Управленска отговорност
  • 6.3 Мотиватор
  • 6.4 Ефективност
• 7 Примери
  • 7.1 Контрол на изискванията
  • 7.2 Финансов контрол
  • 7.3 Контрол на производителността
  • 7.4 Надзор
  • 7.5 Управление на промените
  • 7.6 Контрол на сигурността
  • 7.7 Контрол за съответствие
  • 7.8 Бенчмаркинг
  • 7.9 Непрекъснато подобряване
  • 7.10 Контрол на качеството
  • 7.11 Гаранция за качество
  • 7.12 Автоматизация
  • 7.13 Контрол на данните
  • 7.14 Инвентарен контрол
  • 7.15 Контрол на активите
• 8 Препратки

Планиране и контрол

Налице е тясна връзка между планирането и контрола. Планирането е процес, чрез който се установяват целите на организацията и методите за постигане на целите. Контролът е процес, който измерва и насочва действителното изпълнение спрямо планираните цели на организацията.

След като стратегиите се установят и се изготвят плановете, основната задача на ръководството е да предприеме мерки, за да гарантира, че тези планове се изпълняват или, ако условията изискват, плановете да бъдат променени..

Административният контрол е една от управленските функции, като планиране, организация, надзор и управление.

Това е важна функция, защото помага да се проверят грешките и да се предприемат коригиращи мерки, за да се сведе до минимум отклонението на стандартите и да се постигнат желаните цели на организацията по желания начин..

Административният контрол може да бъде дефиниран като функция на системата, която коригира операциите, както е необходимо, за да се постигне планът, или да се запазят промените в целите на системата в рамките на допустимите граници..

Административни системи за контрол

Това са системи, които събират и използват информация за оценка на ефективността на различни бизнес ресурси, като човешки, физически, финансови и организация като цяло, в резултат на прилаганите стратегии за управление..

Следователно те представляват набор от формални процедури, необходими за административна и икономическа ефективност. Мениджърите я използват, за да поддържат или променят стандартите в дейността на организацията.

Като неразделна част от цялата система за управление на една компания, нейната цел е да гарантира пълното и навременно изпълнение на плановете и политиките за управление.

Те могат да варират от начина, по който се изискват доставки, до начина, по който се планира използването на активите, възлагането на задания или администрирането на инвентара.

Административната система за контрол е начинът, по който мениджърите могат да документират своите организационни стратегии или политики. По същия начин, това е начин за оценка на изпълнението на вътрешните корпоративни процеси, сравнявайки ги с поставените цели и политики.

Бизнес инструмент

Системата за административен контрол е бизнес инструмент, който може да даде представа за това колко добре една организация изпълнява своите цели.

Въпреки това, административните контроли са само един от инструментите, които мениджърите използват за изпълнение на желаните стратегии.

Стратегиите се реализират не само чрез административен контрол, но и с организационната структура, управлението на човешките ресурси и организационната култура.

елементи

Системата за административен контрол е инструмент, който помага на ръководството да насочи организацията към нейните стратегически цели и конкурентното му предимство. Обикновено се разбира, че той има три компонента:

- Установяване на стандарти.

- Измерване на действителното изпълнение спрямо тези стандарти.

- Предприемане на корективни мерки срещу отклонения от правилата и плановете.

затруднения

Има две общи трудности, които засягат системите за административен контрол в предприятията.

- Способност да разпознава области, в които е необходим по-голям контрол.

- Да бъде в състояние да разпознае, когато съществуващите контроли са неефективни или дефектни.

цели

Целите на административния контрол се отнасят до надеждността на финансовата информация, навременната обратна връзка за постигането на оперативни или стратегически цели и спазването на законите и разпоредбите..

Откриване на грешка

Нередността в администрирането на дружеството може да застраши постигането на общите цели на дадено дружество, като направи възможно да се загубят позиции пред конкуренцията и докато тя не компрометира собственото си оцеляване.

Затова става важно бързо да се открият аномалии. По същия начин можете да идентифицирате различни схеми и области, които, въпреки че не са засегнати от аномалии или сериозни дефекти, могат да бъдат оптимизирани за общото благосъстояние на компанията.

Доказателство, че всичко работи правилно

Административният контрол проверява дали всичко работи добре и че както предложените цели, така и нивата, установени на административно ниво по отношение на печалбите, продажбите, сигурността и т.н., са изпълнени без значителни промени.

По този начин компанията става по-сигурна, стандартите и процесите на вземане на решения са по-солидни.

Действайте, когато е необходимо

Откриването на ситуация не е много полезно, ако не се предприемат конкретни действия за пренасочване на отрицателно обстоятелство, благодарение на подробната и конкретна информация, предоставена от административния контрол.

Общувайте и мотивирайте работниците

Прецизното познаване на състоянието на фирмата, включително неговите грешки, проблеми и правилно третирани аспекти, насърчава по-добрата комуникация с работниците, мотивирайки ги да гарантират, че необходимите аспекти се подобряват, или че се следва правилната линия..

Прилагане на превантивни мерки

Преждевременната диагностика на специфични проблеми, открити от административния контрол, прави ненужните корективни действия, тъй като те се заменят само с превантивни действия.

облага

Най-голямото предимство на административния контрол е, че той създава цикъл от насоки и контрол за бизнес ръководството. Вземането на решения се рационализира с по-малко участващи лица.

Той помага на мениджърите да измерват реалното изпълнение и като ръководство за постигане на целите.

Помощ при децентрализацията

Съвременната тенденция на бизнес организациите е към децентрализация, която изисква система за контрол.

При децентрализацията правомощията за вземане на решения са разпръснати из цялата организация.

Ръководството трябва да държи контрола в ръцете си, за да знае дали органът се използва правилно. Без адекватен административен контрол децентрализацията не може да успее.

Помощ при координация

Размерът на съвременните компании нараства. В тях работят голям капитал и голям брой хора.

Това създава проблема за правилния контрол, тъй като има много подразделения, които произвеждат и разпространяват различни продукти. За да се координират техните дейности, е необходима система за контрол.

Опростете надзора

Опростява надзора чрез сигнализиране на значителни отклонения. Поддържа служителите под контрол.

Добрата система за управление открива слабите места много бързо. Това спомага за разширяване на обхвата на контрол на всички нива.

Увеличете мотивацията

Контролните техники създават атмосфера на ред и дисциплина в организацията, намират отклоненията и идентифицират факторите, отговорни за тях.

Това увеличава мотивацията на служителите, защото те знаят работата, за която се смятат за отговорни.

недостатъци

Недостатък на административния контрол е, че той може да обезкуражи творчеството и иновациите, като направи компания по-стандартизирана и по-малко гъвкава.

Често организации със строг административен контрол са по-малко способни да се адаптират към промените на пазара, индустрията или правната среда, като имат ограничен обхват от възможни идеи и планове.

Трудности при установяването на количествени стандарти

Административният контрол губи своята ефективност, когато стандартът за изпълнение не може да бъде определен в количествено изражение.

Много е трудно да се установи количествен стандарт за човешкото поведение, нивото на ефективност, удовлетворението от работата, мотивацията на служителите и т.н. В такива случаи процесът зависи от преценката на управителя.

Няма контрол върху външните фактори

Дружеството не може да контролира външни фактори, като правителствена политика, технологични промени, промяна в модата, промяна в политиката на конкуренция и др..

Съпротивление на служителите

Служителите в градовете могат да се чувстват отхвърлени и недоволни, защото им е забранено да представят своите идеи. Служителите смятат, че контролът намалява тяхната свобода на действие. Това може да доведе до силен оборот на персонала.

Служителите често се противопоставят на контрола. В резултат на това ефективността му се намалява

Скъп бизнес

За да инсталирате административна система за контрол, организациите трябва да отделят много време и пари.

Ползите трябва да са повече от разходите, а само контролът ще бъде ефективен, в противен случай ще доведе до неефективност.

важност

Без административен контрол процесът на управление е непълен. В компаниите необходимостта от контрол възниква поради няколко фактора:

- Трудно е да се установят напълно точни стандарти за изпълнение в големите организации. От друга страна, мениджърът се нуждае от всякакъв вид навременна информация, която не винаги е на разположение. Необходим е контрол за оценка на точността на стандартите.

- На служителите се възлагат големи суми пари и ценни ресурси. При липса на контрол обаче служителите могат да се поддадат на изкушенията. Ефективната система за контрол помага да се сведе до минимум нечестното поведение на служителите.

- При липса на контрол служителите могат да се отпуснат в усилията си и изпълнението им може да падне под нормалното.

Чрез контрол се гарантира, че ресурсите на организацията се получават и ефективно се използват за постигане на желаните цели. Административният контрол предлага следните предимства:

Проверка на политиките

Тя позволява на ръководството да провери качеството на различните планове. Следователно тя може да разкрие кои планове трябва да бъдат преработени или кои цели трябва да бъдат променени.

Промените в околната среда могат да направят оригиналните планове нежизнеспособни или недостатъчни. Контролът помага да се преразгледат и актуализират плановете.

Управленска отговорност

Дори когато мениджърът възложи някои дейности и делегира правомощия на своите подчинени, той остава отговорен за крайното изпълнение.

Следователно, мениджърът трябва да провери работата на своите подчинени, за да гарантира, че те използват делегирания орган по желания начин.

Административният контрол позволява на мениджърите да изпълняват своите отговорности и същевременно да делегират правомощия.

мотиватор

Вдъхновете служителите си да работят усилено и да предлагат по-добра производителност. Когато знаят, че тяхното представяне се оценява и техните награди са свързани с тази оценка, те ще се опитат да допринесат с най-добрите си усилия.

производителност

Контролът допринася за ефективността на операциите, като се фокусира върху постигането на целите. Следователно тя позволява на мениджърите да откриват и коригират грешки, преди те да станат сериозни, като помагат за намаляване на отпадъците и загубите.

Примери

Административен контрол е всеки процес, практика, политика, инструмент, измерване или система, която се прилага, за да позволи на ръководството да насочва ресурсите на дадена организация. Следните илюстративни примери:

Контрол на изискванията

Официално документирайте плановете като изисквания и управлявайте промяната на тези планове.

Финансов контрол

Финансов контрол, като практика за разработване, наблюдение и отчитане на бюджета.

Контрол на изпълнението

Процесът на договаряне на набор от цели със служителите и оценка на изпълнението във връзка с тези цели.

надзор

Проследяване на работата на служителите с цел подобряване на производителността, ефективността и качеството на работата.

Промяна на контрола

Процесът на изпращане, оценка, одобряване, приоритизиране, прилагане, комуникиране и преглед на промените в дадена организация.

Контрол на сигурността

Прилагане на предпазни мерки и мерки за противодействие, за да се избегнат рисковете за хората, собствеността и информацията.

Контрол за съответствие

Внедряването на процеси, процедури, системи, контроли, измервания и доклади, за да се съобразят със законите, разпоредбите, правилата и вътрешните политики.

бенчмаркинг

Това е непрекъснатият процес на сравнителна оценка на резултатите на компанията срещу индустрията, конкуренцията или най-добрите практики.

Непрекъснато подобрение

Това е повтарящият се процес на измерване на нещата, подобряването им и измерването им отново.

Контрол на качеството

Уверете се, че изходите отговарят на спецификациите. Например, въведете процес за тестване на продуктите в производствената линия.

Гаранция за качество

Това е процес на предотвратяване на бъдещи провали в качеството. Например, практиката на разследване на основната причина за всички неуспехи в качеството, за да се идентифицират подобренията.

автоматизация

Подобрява производителността, ефективността и качеството, като замества работата с автоматизацията.

Контрол на данните

Контрол на данните в области като качество на данните, потекло на данни, сигурност, интеграция и съответствие.

Инвентарен контрол

Регулирайте и осчетоводите запасите, за да избегнете недостига или излишъка.

Контрол на активите

Контрол на активи, като съоръжения, инфраструктура, машини, софтуер и интелектуална собственост.

Например, счетоводната система на активите прилага подходящо разделение на притесненията относно активите.

препратки

1. Всички дейности (2019). Какво е система за административен контрол и защо са толкова важни? Взето от: allbusinessadmin.com.au.
2. Уикипедия, свободната енциклопедия (2019). Система за управление. Взето от: en.wikipedia.org.
3. Уикипедия, свободната енциклопедия (2019). Контрол (управление). Взето от: en.wikipedia.org.
4. Kenneth A. Merchant (1982). Контролната функция на управлението. MIT Sloan. Взето от: sloanreview.mit.edu.
5. Бизнес речник (2019 г.). Управление на управлението. Взето от: businessdictionary.com.
6. Джон Спейси (2015). 21 Примери за управленски контрол. Взето от: simplicable.com.
7. База знания на MBA (2019). Значение на управленския контрол в една организация. Взето от: mbaknol.com.
8. Smriti Chand (2019). 7 Предимства на управленския контрол за организация. Вашата библиотека със статии. Взето от: yourarticlelibrary.com.
9. Samiksha S (2019). Значението и ограниченията на контрола. Вашата библиотека със статии. Взето от: yourarticlelibrary.com.