Наръчник за процедурите на фирмата Какво служи, как се подготвя

на ръководство за процедурите на компания Това е писмен документ, в който са изброени инструкции стъпка по стъпка за това как да приключите работа или как да се справите със специфична ситуация, когато възникне на работното място. Съдържа най-добрите практики на компанията и описанията на основните бизнес процеси.

Това ръководство също така съдържа методите и стандартите за това как се очаква да бъде извършена работата. Създаването на ръководство за процедурите позволява да се насочи компанията към растеж, опростявайки обучението и улеснявайки мащабността му.

Това ръководство може да бъде папка с три пръстена, папка на споделено мрежово устройство или автоматизирана версия, публикувана онлайн, като се използва a софтуер на процедурите. Всеки трябва да разбере от какво се състои процедурното ръководство и къде може да се намери, когато някой се нуждае от него.

Писането на ръководство за процедурите изисква ясното разбиране на стъпките, включени във всеки отделен процес. С разрастването на компанията ще са необходими нови процедури. Ръководството за процедурите може също да се разглежда като библиотека от процедури.

Ръководството съдържа примери за процедури, които могат да бъдат използвани като модел за нови оперативни процедури. Всички служители на организацията трябва да бъдат обучени в политиките и процедурите на компанията; те трябва винаги да имат незабавен достъп до процедурен наръчник.

индекс

• 1 За какво се използва??
• 2 Как да го направим?
  • 2.1 Определете централните процеси
  • 2.2 Напишете въведение
  • 2.3 Създайте схема на всеки процес
  • 2.4 Предайте процедурата на друго лице, за да я прочете
  • 2.5 Създаване на контролни списъци и формуляри
  • 2.6 Интегрирайте го в ръководство за процедурите
• 3 Примери
• 4 Препратки

За какво е??

С използването на добре написано ръководство за процедурите, една компания може по-ефективно да улесни обучението на нови служители.

Освен обучението, ръководството за работа предоставя на настоящите членове на екипа ресурс за изучаване на най-малко използваните процедури, като гарантира, че те се изпълняват с правилната формалност, като поддържат качествен контрол.

Служителите трябва да разберат какво се очаква от тях. Надзорниците се нуждаят от ръководство за процедурите за управление на бизнес процесите. Чрез документиране на стандартите се съобщава какво е важно за растежа, качеството и удовлетвореността на клиентите.

Чрез политики и процедури, които засягат функционална област, работниците от първа линия имат право да вземат ефективни и спестяващи време решения.

Ефективното ръководство за процедурите осигурява подходящи методи за междуведомствена комуникация, позволява на персонала да работи заедно за решаване на ежедневните бизнес проблеми, без да изисква ненужно участие на надзорните органи..

Целта на ръководството за процедурите трябва да бъде организирането на различно съдържание, което да отразява както начините, така и средствата за комуникация на компанията, да извършва услугата или да произвежда продукта при най-ниска цена и във възможно най-кратък срок..

Има допълнителна полза от запазване на удовлетвореността от работата и високата мотивация на служителите.

Как да го направя?

Преди да се разработи процедурен наръчник, е важно да се разбере разликата между политика, централен процес и процедура.

- Политиката е набор от основни принципи и свързаните с тях насоки, формулирани и прилагани от ръководството на организацията, за да насочват и ограничават действията му за постигане на дългосрочни цели.

- Основен процес е последователността на взаимозависими и свързани процедури, които във всеки етап консумират един или повече ресурси (време, енергия, машини, пари) за преобразуване на входа в продукти. Тези резултати служат като входящи данни за следващия етап, докато се достигне до известна цел или краен резултат.

- Процедурата е поредица от дейности или фиксиран ход на действие, дефиниран със стъпки (съдържащи ясно определени начални и крайни точки), които трябва да бъдат извършени в същия ред, за да се определи правилно задачата.

Определете централните процеси

Трябва да се обмислят всички централни процеси, които компанията има. Тя започва с определяне на процесите, които ще бъдат очертани и картографирани в ръководството за процедурите, като се създава обобщение на всички процедури, които трябва да бъдат включени..

Въпреки че е възможно всеки процес да не е поставен, важно е да се установят най-фундаменталните и важни. Например, един ресторант би могъл да определи централните процеси за това как се прави определено ястие, но също толкова важен е процесът на почистване на ресторанта.

Трябва да се създаде списък на основните процеси, които трябва да бъдат обхванати, така че всеки да може да бъде интегриран в ръководството за процедури след картографирането му. Схемата ще действа като ръководство, за да се гарантира, че няма да оставите нито една от задачите, когато започнете да пишете ръководството.

Напишете въведение

Включете кратко описание на това, което е включено в ръководството, което е адресирано директно до хората, които ще използват ръководството, какво читателите могат да очакват, когато използват ръководството и най-добрия начин да използвате ръководството (т.е. "прочетете го от началото до края"). "или да го използвате като референция за търсене на процедури, ако е необходимо").

Създайте схема на всеки процес

Всеки процес се определя от стъпките или задачите, които са необходими за неговото завършване. Ако дадена стъпка е пропусната, това може да означава загуба или забавяне на поръчка или наличие на дефектен краен продукт. Създаване на блок-схема е да се дефинира работния процес.

За да завършите ръководството, трябва да започнете с един процес едновременно: започнете с първия процес на схемата. Описани са стъпките, необходими за завършване на процеса, след което данните се връщат и подробностите се записват за всяка стъпка.

Трябва да сте сигурни, че всяка стъпка е ясна и кратка. Всяка стъпка трябва да предоставя достатъчно подробности за всеки, който да следва инструкциите.

Например, да предположим, че процедура за процеса на продажба се създава чрез изискване в интернет. Първо се прави диаграма на начина, по който първоначално се свързва потенциалният клиент, след като е поискал информацията: по телефонно обаждане, имейл или текстово съобщение.

Ако първоначално не може да се осъществи контакт с потенциалния клиент, той се изчислява колко пъти продажбите се проследяват с конкретни скриптове за всеки контакт..

Когато се свърже с клиента, се присвоява различен скрипт, както и набор от последващи действия, в зависимост от това дали клиентът е купил продукта или реши да изчака.

Дайте процедурата на някой друг да го прочете

Важно е да имате сътрудник или някой, когото познавате, да го прочетете и да следвате инструкциите, както са написани. Този човек може да предостави ценни коментари, ако има стъпки, които не можете да изпълните или не сте разбрали.

Процедурата се отстранява от грешки въз основа на коментарите. Може да се наложи да пренапишете, редактирате или добавите нещо към инструкциите.

Създайте контролни списъци и формуляри

За всеки процес е по-лесно за членовете на екипа да следват формуляр или контролен списък. Ето защо трябва да се разработи подробен шаблон, базиран на картографирания процес.

Ако трябва да съберете конкретна информация, когато клиентът влезе, трябва да се уверите, че шаблонът съдържа цялата необходима информация, представена в сбит вид.

Не трябва да се приема, че членовете на екипа помнят всичко, което посочва процедурата, особено когато клиентът седи пред тях. Контролните списъци и формулярите трябва да бъдат интегрирани като приложение към диаграмата и етапите на процеса.

Интегрирайте го в ръководство за процедурите

След като е присвоена блок-схема на всеки процес и са създадени всички шаблони за поддържащи документи, те се интегрират в пълно ръководство за процедурата. Ръководството е организирано на базата на отделите.

Например, ръководството за процедурите може да има раздели "Продажби", "Операции" и "Разпределение". Всеки раздел е разделен на централните процеси на този отдел, обикновено по реда, в който всеки централен процес се осъществява в общата доставка на продуктите.

В секцията „Разпределение“ може да имате няколко основни процеса, като „Получаване на поръчка“, „Опаковка за доставка“, „Доставка“ и „Последващи действия“..

Ръководството за процедурите е организирано със съдържание и всяка процедура е ясно посочена с удебелен шрифт на заглавието.

Тя включва корица с името на ръководството, съдържание, въведение и процедури по реда на съдържанието.

За членовете на екипа могат да бъдат поставени дори раздели за лесно преглеждане на ръководството, за да им помогне да намерят съответните процедури в техните отдели..

Накрая копията са направени и разпространени. Непрекъсната обратна връзка трябва да се насърчава и ръководството да се актуализира при необходимост. Трябва да има наръчник, който да е на разположение в определената зона на всяко функционално местоположение, като се използват политики и процедури.

Примери

-Ръководство за приготвяне на хамбургери по определен начин.

-Ръководство за действие в случай на пожар, земетресение или природно бедствие.

-Ръководство за това как да действате в отговор на жалби на клиенти или към агресивен клиент.

-Ръководство за провеждане на процес на подбор на персонал.

-Ръчно да знаете как да работите в ресторант.

препратки

1. Kimberlee Leonard (2017). Как да запиша наръчника за стандартни оперативни процедури? Малък бизнес - Хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Крис Андерсън (2017). Какво е ръководство за политики и процедури? Bizmanualz. Взето от: bizmanualz.com.
3. Bizfluent (2017). Наръчник за определяне на процедури. Взето от: bizfluent.com.
4. Крис Андерсън (2017). Каква е целта на процедурния наръчник? Bizmanualz. Взето от: bizmanualz.com.
5. Шаблонна лаборатория (2018). 37 Шаблони за най-добри стандартни оперативни процедури (SOP). Взети от: templatelab.com.
6. Грег Марсело (2017). 8-СТУПЕН РЪКОВОДСТВО ЗА ИЗГРАЖДАНЕ НА РЪКОВОДСТВО ЗА СТАНДАРТНА РАБОТА. Lern. Взето от: blog.lern.org.