Принципи на управление на фирмата Основни принципи и примери

на принципи на контрол на компания са разпоредбите, които изискват съществуването на процедури и процеси, установени в счетоводните системи, за да се помогне на мениджърите да контролират и регулират дейността на бизнеса, като по този начин се гарантира, че активите на компанията са защитени.

Целта на принципите за контрол е да се гарантира, че счетоводната система функционира правилно и че бизнес събития се записват точно. Очевидно е, че мениджърите не могат да контролират всички служители, така че има вероятност да се появят някои грешки или измами..

За да идентифицира и установи ефективен контрол, ръководството трябва непрекъснато да оценява риска, да контролира прилагането на контрола и да променя контролите, когато е необходимо.

Наличието на такава важна бизнес функция осигурява разумна сигурност чрез намаляване на вероятността от грешки и запазване на активите на организацията. Поради тяхната важност компаниите трябва да вземат предвид основните принципи на контрол.

индекс

• 1 Основни принципи на контрол
  • 1.1 Контролна среда
  • 1.2 Контролни дейности
• 2 Примери
  • 2.1 Разделяне на задачите
  • 2.2 Одобрения
  • 2.3 Ротация и отпуски на персонала
  • 2.4 Физически одити
  • 2.5 Периодични счетоводни равнения
  • 2.6 Автоматизирани контроли
• 3 Препратки

Основни принципи на контрол

Контролна среда

Стилът на управление и очакванията на мениджърите на високо равнище, по-специално техните политики за контрол, определят контролната среда.

В контролна среда има допълнителен надзор от управителен комитет, който гарантира, че има административна цялост, етични ценности, добре дефинирана организационна структура и компетентни и надеждни служители, възлагащи правомощия и отговорности.

Контролни дейности

Това са специфични политики и процедури, които ръководството използва за постигане на своите цели. Те включват следното:

Разделяне на задачи

Тя изисква отговорността на различните хора да изпълняват различни задачи в свързани дейности, по-специално тези, които включват разрешение, съхранение или поддържане на документи..

Чрез изискването различните хора да изпълняват тези функции се създава балансирана система за контрол.

Одобряване на сделки и дейности

Помогнете да се гарантира, че всички дейности на компанията отговарят на установените политики и насоки.

Изискването на някои мениджъри да одобряват определени видове сделки добавя допълнителен ангажимент към счетоводните документи, като демонстрира, че транзакциите са анализирани и одобрени от съответния орган.

Стандартизация на документите

Включва създаването на фактури и други документи, които са лесни за използване и достатъчно информативни, използването на предномерни и последователни документи, както и своевременното изготвяне на документи.

Стандартизацията улеснява преразглеждането на старите записи, като търси произхода на някои несъответствия в системата. Липсата на стандартизация може да причини някои елементи да бъдат пренебрегнати или погрешно тълкувани в този преглед.

Физически и контрол на достъпа до активи и записи

Електронни или механични контроли (сейфове, лични карти, огради, касови апарати, видеокамери, брави) или компютърни контроли, свързани с привилегии за достъп или установени процедури за архивиране и възстановяване.

Технологията обикновено може да стигне там, където хората не могат и могат да работят 24 часа на ден, без да е необходимо допълнително заплащане.

Контролирането на достъпа до счетоводна система чрез пароли, брави и електронни записи за достъп не позволява на неупълномощени потребители да излязат от системата, както и да осигури начин за одит на използването на системата за идентифициране на източниците на грешки..

Независими прегледи

Компаниите трябва периодично да преразглеждат своите системи за контрол. Това трябва да бъде направено от лице, което не е извършило никаква част от работата, която ще бъде проверена.

Тези прегледи помагат да се гарантира надеждността на счетоводната информация и ефективността на операциите.

Възлагане на отговорности

Компанията трябва ясно да установи отговорности. Определянето на специфични отговорности на хората гарантира, че те разбират каква е тяхната функция да поддържат контрол.

Ако се пренебрегне някаква отговорност, ефективната система за контрол ще изясни кой не изпълнява възложена задача.

Примери

Всички тези контроли отговарят на целите на принципа на контрол. След като контролите са въведени, мениджърите не трябва да наблюдават дейността на всеки служител. Те могат периодично да проверяват контролите, за да се уверят, че работят правилно и се фокусират върху управлението на бизнеса.

Разделяне на задачи

Това е добър контрол, за да се гарантира, че функциите по съхраняване на записи са отделени от действителното управление на паричните средства.

Поради тази причина касиерът е отговорен за събирането на парични средства от клиентите, с възможност за депозирането им в банката, а счетоводният отдел отговаря за регистрирането на тези касови бележки и извършването на банкови изравнявания..

По този начин един човек не може да вземе парите на клиента и да го присвои, след това да прикрие с измамни счетоводни отчети..

Ако двама души вършат тези длъжности, единственият начин, по който измамите могат да работят, е ако всеки човек е в съучастие с другия. Очевидно двама съучастници са много по-малко склонни от един крадец.

Потвържденията

Изискването за одобрение за извършване на плащания по обемисти разходи може да попречи на недобросъвестните служители да извършват големи измамни сделки със средствата на компанията.

Официалната ценова листа служи като одобрение на продавачите да продават с тези цени. Освен това може да има контрол, който позволява на мениджъра по продажбите да разреши разумни промени в ценовата листа.

Ротация на персонала и ваканции

Задължителната ротация на служителите или периода на ваканция се прилагат за откриване на измамни схеми, при които се изисква редовна система за нейното поддържане.

Ако счетоводителят променя отговорностите на всеки два месеца, човек не може последователно да изпълнява фалшива система.

Физически одити

Физическите одити включват ръчно преброяване на парични средства и всякакви други физически активи, регистрирани в счетоводната система, като например запасите.

Физическото преброяване може да разкрие скрити несъответствия в салда по сметки, като изцяло заобикаля електронните записи. Преброяването на паричните средства на местата за продажба може да се извършва ежедневно или дори няколко пъти на ден.

По-големите проекти, като например физическата инвентаризация, трябва да се извършват по-рядко, може би на годишна или тримесечна база.

Периодични счетоводни равнения

Те гарантират, че салдата по счетоводната система съвпадат със салдата по сметките на други предприятия, като банки, доставчици и клиенти..

Разликите, открити между тези видове допълнителни сметки, могат да разкрият несъответствия в собствените сметки или че грешките произтичат от другите предприятия..

Автоматизирани контроли

Те вероятно са най-често срещаните вътрешни контроли, защото те не само защитават компанията, но и повишават нейната ефективност.

Автоматичните часовници са добър пример. Служителите се проверяват от тези часовници, когато пристигнат и след това те се проверяват в края на деня.

Автоматизираният часовник елиминира възможността служителите да мамят с работното си време.

препратки

1. MyAccountingCourse (2018). Какви са принципите на вътрешния контрол? Взето от: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). Какъв е принципът на контрол? Взето от: myaccountingcourse.com.
3. Мишел Майли (2017). Какви са седемте принципа на вътрешния контрол? Bizfluent. Взето от: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Основни принципи на вътрешния контрол. Взето от: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Вътрешен контрол. Взето от: cliffsnotes.com.
6. Администратор (2015). 17 Принципи на вътрешния контрол. Етичен адвокат. Взето от: ethicaladvocate.com.
7. Дейвид Инграм (2018). Какви са седемте процедури за вътрешен контрол в счетоводството? Малък бизнес-Хрон. Взето от: smallbusiness.chron.com.