Профил на изпълнителния секретар, необходимите умения и функции

на изпълнителен секретар е работа или професия, която служи за предоставяне на максимална подкрепа на високопоставени служители в компания или организация. Кой ще организира и поддържа графика на ръководителите и ще им помогне да изпълняват широк спектър от административни задачи.

Целта е да се допринесе за цялостната ефективност на бизнеса, като се гарантира, че всички административни задачи, възложени му, ще се извършват своевременно и ефективно. Секретарят е лицето, което осигурява административна подкрепа. Те могат да изпълняват задачи като писане и подаване, отговаряне на телефона и предаване на съобщения.

От друга страна, изпълнителният секретар или административният асистент също извършва някои от тези дейности, заедно с координацията на офиса, проучването на продуктите, взаимодействието с доставчиците, поръчката на продукти и създаването на база данни.

Обикновено изпълнителните секретари получават по-високи заплати от секретарите, защото изпълняват функции на високо ниво и ускоряват офисната производителност.

индекс

• 1 Необходим профил
• 2 Необходими умения
• 3 Функции
  • 3.1 Отговорности
• 4 Препратки

Задължителен профил

- Бакалавърска степен по бизнес администрация или свързани с нея области.

- Доказан опит като изпълнителен секретар или подобна административна роля.

- Трябва да е компетентен в управлението на Microsoft-Office по интегриран начин и в софтуера "back-office", например ERP системи.

- Дълбоко познаване на управлението на основните счетоводни служби и процедури, както и на съответния технически речник, който се обработва в индустрията.

- Познаване на основните изследователски методи и техники за докладване.

- Отлична организация и умения за управление на времето.

- Изключителни умения за комуникация и преговори.

- Почтеност и поверителност.

Изпълнителните секретари трябва да са бързи професионалисти с голям капацитет за управление на времето и многозадачност. Именно с тяхното старание и компетентност в работата си, ръководителите могат да се съсредоточат върху своите управленски отговорности, без да се притесняват за други задачи.

Много мениджъри разчитат силно на изпълнителния си секретар, за да координират ежедневните задачи и да ги задържат в дневния ред. Те се нуждаят от много такт и увереност като пазители на времето на мениджъра.

Необходими умения

Изпълнителните секретари трябва да бъдат ефективни в основни умения като писане, граматика, правопис и пунктуация и да имат опит в използването на офис оборудване и общи софтуерни приложения, като текстообработка, електронни таблици и графики.

По същия начин те трябва да притежават отлични умения за управление на времето и капацитета за ефективно справяне с различни отговорности.

От друга страна, изпълнителният секретар се нуждае и от други качества, като добра преценка, дипломация, дискретност и способност да решава автономно проблемите..

Те се нуждаят от силни комуникационни умения за взаимодействие с обществеността, писане на доклади и преглед на публикации.

Слушайте активно

Трябва да знаете, че обръщате цялото си внимание на това, което казват другите хора, като отделите време да разберат точките, които се правят, задавайки въпроси по подходящ начин и не прекъсвайки в неподходящи времена.

Четене с разбиране

Пълно разбиране на изреченията и писмените параграфи в документи, свързани с работата.

Управление на времето

Знаете как ефективно да управлявате както собственото си време, така и времето на другите.

Да знаеш как да говориш

Говорете ясно с други хора, за да можете ефективно да предавате информация.

писане

Имат ефективна комуникация в писмена форма, според това, което е най-подходящо за нуждите на аудиторията.

Критично мислене

Използване на логиката и аргументацията за идентифициране на силните и слабите страни на алтернативните решения, заключения или подходи към възникнали проблеми.

Проактивно учене

Разбиране на последиците от новата информация за решаване на проблеми и вземане на текущи и бъдещи решения.

координация

Приспособяване на действията по отношение на действията на другите.

преглед

Преглед и оценка на работата на себе си, други хора или организации, за да се направят подобрения или да се предприемат коригиращи мерки.

функции

Изпълнителен секретар може да бъде отговорен за дребни пари и счетоводство, но също така може да управлява бюджет. Можете да публикувате статии на уебсайт, въпреки че можете да проектирате и управлявате уебсайта.

Можете да извършите въвеждането на данни в електронна таблица, която сте проектирали и използвали за функциите за отчитане.

Изпълнителен секретар може да контролира административния персонал. Той често докладва директно на главния изпълнителен директор и може да подкрепя един или повече висши ръководители.

отговорности

Внимание към ръководителите

- Съхранявайте дневния ред на ръководителите и помагайте при планирането на срещи, срещи на борда, конференции и др..

- Посещавайте срещите, за да съставяте протоколи и протоколи от срещите, след което ги съставяте, преписвате и разпространявате.

- Направете всички пътувания за ръководителите: покупка на пасаж, хотелска резервация, доставка на пътни разходи, управление и преглед на съответната документация и др..

- Провеждане на задължителните разследвания, събиране на данни и подготовка на документи или доклади за разглеждане и представяне от ръководители, комисии и съвети на директорите, както е определено.

- Работете с поверителни документи, като се уверите, че те са безопасни и сигурни.

Вътрешно и външно взаимодействие

- Получавайте и филтрирайте телефонни повиквания, като ги пренасочвате към подходящото лице, когато е удобно.

- Управление, определяне на приоритети и разпространение на входящата или изходящата кореспонденция (електронна поща, писма, факсове, пакети и др.), Четене и анализ на входящите меморандуми, презентации и доклади, за да се определи тяхната важност и да се планира тяхното разпространение.

- Подгответе отговори на кореспонденция, съдържащи рутинни заявки.

- Наблюдавайте използването на офис консумативи и договаряйте условия с доставчиците, за да се гарантира, че поръчките са по-изгодни.

- Запознайте се с хора, групи със специални интереси и други, от името на ръководители, комисии и съвети на директорите.

- Добре дошли на посетителите и определете дали те трябва да имат достъп до определени конкретни хора.

Административна подкрепа

- Поддържайте архивирани електронни и хартиени записи, като гарантирате, че информацията е организирана и лесно достъпна за бързо извличане.

- Изготвя фактури, отчети, писма, финансови отчети и други документи, като използва софтуер за текстообработка, електронни таблици, бази данни и / или презентации, като предоставя съответната помощ в счетоводството.

- Извършване на общи офис задачи, като поддържане на административни системи и изпълнение на основни счетоводни задачи.

- Координира и препраща офис услуги, като изготвяне на документи и бюджет, за подпомагане на ръководителите.

- Създаване и наблюдение на административните политики и процедури, както за служителите в офисите, така и за организацията.

- Прегледайте оперативните практики и процедури, за да определите дали могат да бъдат направени подобрения в области като работен поток, процедури за докладване или разходи.

- Контролира и обучава друг административен персонал.

препратки

1. Изпълнимо (2018). Длъжностна характеристика на изпълнителния секретар. Взети от: resources.workable.com.
2. Бет Гринууд (2018). Разликата между секретар и изпълнителен секретар. Работа - Хрон. Взето от: work.chron.com.
3. Планиране на кариерата (2018). Изпълнителен секретар и административен асистент. Взето от: job-descriptions.careerplanner.com.
4. Hrvillage (2018). Описание на изпълнителния секретар. Взето от: hrvillage.com.
5. BSR (2018). Отговорности на изпълнителния секретар. Взети от: bestsampleresume.com