Частите на основното официално писмо (с пример)



на части от официално писмо са заглавието, тялото, затварянето и подписването, раздели, които допринасят за доброто представяне от емитента и разбирането на съдържанието на получателя.

Вербалната комуникация е взаимодействие между подател и получател или получател, в която се използва устен език, чрез думите в разговор.

Тя може да бъде и писмен език, чрез съставяне на писмо. Според целта на писмото тя ще бъде формална или неформална.

Официалното писмо е вид писмена устна комуникация, която се използва за изпращане на конкретно съобщение за професионална тема, проучвания, заетост, искане към обществени или частни институции и др..

За написването на писмото или мисията трябва да се използва културен и приятелски език, който трябва да отговаря на набор от правила за учтивост, като поздрав и учтиво изказване, дори ако получателят е известен. Избягване на използването на общи изрази.

Именно формалността на тези послания се наблюдава чрез използването на определени фрази, наричани още учтивости.

Тези формули, като ги включват в текста по комбиниран и навременен начин, идентифицират техния стил и помагат на емитента да постигне целта на съобщението.

Основни части на официалното писмо

Според вида на официалното писмо, което се представя, то ще бъде разширяване на всяка от неговите части, но те трябва да се състоят от следните точки:

удар с глава

  • бланка: Представя данните на емитента, имена, адрес, телефон, електронна поща, уеб страници.
  • Място и дата: Сайтът, градът или градът, в който е разположен емитентът и когато той го записва, ден, месец и година. Пример: Мадрид, 15 октомври 2016 г..
  • Относно:Причината за писмото е посочена ясно и накратко.
  • Име на получателя: Напишете името на кой е насочено писмото, с третиране на йерархията, позицията в компанията, ако случаят е такъв, и думата „сега“, по-долу. Например:

господа,

TV Two Corporation.

настояще.

Първоначален поздрав или призив

Писмено е формулата на учтивостта, която улеснява въвеждането на темата. например:

Уважаеми господа (as), Уважаеми господа (as).

Съдържание на официалното писмо

Представени са организирани идеи за разкриване на целта на съобщението, чрез няколко параграфа, които улесняват пълното предоставяне на информация, с максимум от 5 до 6 реда, всяка от които се отнася за всяка фаза:

  • Въведение: Целта на писмото е посочена.
  • Развитието: Причините, които го създават, са обяснени и централната тема на писмото е обяснена подробно.

Заключението

Тя връща всичко, което е повдигнато, целта на писмото и споразуменията или аспектите, които искате да получите.

затваряне

Това е сбогуването на емитента. Накратко е написан кратък параграф, който да благодари на вниманието и предоставената възможност. След това се финализира чрез поставяне на формула за учтивост. например:

Без по-нататъшно позоваване оценявам обърнатото внимание,

внимателно,

твърд

Това е рубриката за това кой изпраща писмото. Пример: Исус, Пердомо

Характеристики на официално писмо

Всяко писмо има специфична цел, но има редица аспекти, които са общи за тях, от гледна точка на формата, организацията на темата, езика, подреждането на параграфите, удължаването на присъдите, използването на знаци. на препинателни знаци, между другото, които му придават стил на формалност:

формат

Можете да използвате блоковия или полублоков формат.

  • Формат на блока: Датата се подравнява с дясното поле, след което данните на получателя или получателя, първоначалният поздрав и параграфите се изравняват с лявото поле. Впоследствие, както затварянето, така и последният поздрав и подписът се намират вдясно, съответстващи на датата.
  • Формат в Semiblock: Датата се намира към дясното поле, след което данните на получателя и първоначалния поздрав са подравнени към лявото поле. В първия ред на всеки абзац оставя отстъп и останалата част от текста се подравнява с лявото поле. И накрая, и затварянето, и сбогуването, и подписът се намират в центъра, с допълнителни пространства вдясно.

Организация на темата

Сортирайте идеите последователно във времето и пространството, за да разберете по-добре съобщението.

Езикът

Използвайте термини, свързани с темата, ако е работа, по искания или процедури, с културен език, без правописни грешки. При наличието на любезни фрази и без обидни думи или агресия. Нито неофициални съкращения, нито имена.

Структура на параграфите

В първия параграф целта на писмото трябва да бъде известна. Предлага се предварителна информация и след това основната идея

. В централните параграфи са посочени подробностите или обосновките, които подкрепят основните идеи на писмото, независимо дали става въпрос за закони, теории, концепции или предишен опит..

И накрая, той завършва със заключение от горното, повтаря целта на писмото, предоставя възможно решение и казва, че се очаква бърз отговор.

Удължаване на присъдите

Важно е да се използват изречения, които не са много обширни, но имат пълно значение.

Използване на пунктуация

За използването на тези знаци трябва да бъдете внимателни, тъй като те помагат да се даде интонация и съгласуваност на идеите. Неправилното им използване може да навреди на целта на съобщението.

Видове официално писмо

Като цяло хората издават официално писмо, когато не могат да комуникират лично. В зависимост от целта на съобщението, те могат да бъдат разположени между следните типове:

  • Писмо за кандидатстване: Издава се с цел искане на услуга, документи, бележки, разрешителни, безвъзмездни помощи, сътрудничество.
  • Благодарствено писмо: Използва се за благодарност за получена услуга, добро обслужване, сътрудничество или предоставена услуга.
  • Мотивационно писмо: Той се използва за представяне на фирма, лице или институция и поставяне на техните оферти, продукти и услуги по поръчка.
  • Препоръка: Тя се издава главно, за да подчертае способностите и уменията, които човек има, да изпълнява дейност и да си намери работа; или добър опит за плащане и го препоръчвам като отговорен за финансирането.
  • Искане на писмо: Тя е насочена главно към една организация да разкрие проблем, вреда или нередовна ситуация, чието решение зависи от това.
  • Писмо за оставка: Издава се от лице, за да уведоми за оставката си на работа и да обясни причините за своето решение.
  • Писмо за уведомяване: Това се прави, за да се информира за процедура или управление, което дадено лице извършва; или за участие в бъдещо събитие, събрание, среща, конгрес.