Дял:
7-те функции на един изключителен секретар
Сред основните функции на секретар Те включват управление на дневния ред, обслужване на обществеността и управление на поверителна информация. Това е лицето, което отговаря за изпълнението на задачи по административна помощ в офис.
Тази позиция може да се упражнява от мъж или жена, въпреки че най-често срещаната е жената, която я упражнява.
Обикновено те отговарят за поверителните въпроси на хора с определена йерархия в компанията, като директори, мениджъри, президенти и др. Това може да ги превърне в дясната ръка на изпълнителната власт, за която работят.
Ако компанията е малка, най-голямото натоварване на секретаря е свързано с основни офис задачи.
Някои страни по света посвещават специален ден в годината, за да благодарят и да отпразнуват своята работа. Например в Колумбия, Перу и Мексико денят на секретаря е 26 април, а във Венецуела - 30 септември.
7-те основни функции на секретарката
Работата на секретарката е да оказва подкрепа и сътрудничество на шефа си, за да може тя напълно да изпълнява ролята си в организацията, без забавяне или разсейване.
Въпреки че характерът на дружеството засяга вида работа, която се изисква от секретар, може да се каже, че основните му функции са:
1- Управление на дневния ред
Секретарят е длъжен да поддържа актуалния дневен ред на лицето, за което работи. Там трябва да отразявате цялата си работа и, понякога, лични ангажименти.
Вие също трябва да съхранявате данни за всички хора и институции, с които вашият работодател трябва да се отнася.
Дневният ред на секретаря обикновено служи като оперативен дневник на изпълнителната власт, за която работи.
2 - Внимание към обществеността
Вниманието към обществеността е една от най-основните задачи, които секретарят трябва да изпълнява. Трябва да отговаряте на повикванията и да записвате причината за тях, както и всички данни, които ще позволят на вашия работодател да проследи въпроса.
Това е и лицето, което приема посетители в офиса. Ето защо е важно секретарят да поддържа изображение, съответстващо на корпоративния имидж на работното място.
Вашата роля е не само да поздравите и да направите чакането приятно за посетителите, но и да дадете първите инструкции и насоки за организационната култура и вътрешните процеси на компанията..
3- Управление на документи
Освен че е човек, който получава и управлява кореспонденцията на шефа ви, секретарят пише, чете, отговаря и изпраща повечето от писмата, уведомленията, бележките и имейлите от вашия работодател.
За тази цел е удобно да управлявате определени приложения на софтуер които ви позволяват да подготвяте такива документи по-бързо и по-бързо.
Спецификата на тези компетенции ще зависи от вида работа, която се изисква в областта, в която работят..
Секретарят управлява базата данни за контакти на своя шеф и подава писмената кореспонденция, както и протоколите за сглобяване и другите документи, представляващи интерес в офиса..
Секретарят обикновено взема предвид въпросите, които се разглеждат на важни срещи.
4- Работа с чувствителна информация (вътрешна и външна)
Сред функциите, които разграничават добрата секретарска фигура правилно и ефикасно да обработват цялата информация, която е изключително важна за работата на компанията или институцията, в която работите.
Например, трябва да имате контрол върху правните документи, които може да се изискват от правителствените органи по всяко време.
Можете също така да получите достъп до информация за околната среда или за някой от участниците, свързани с компанията. Тази информация трябва да се управлява дискретно, ефективно и своевременно.
5- Организация на офиса
Секретарят трябва да оперира и поддържа в експлоатация оборудването и обзавеждането на офиса: телефони, фотокопирни машини, принтери, проектори, мебели, картотеки и др..
Той контролира инвентаризацията на доставките и офис оборудването. Също така тя поддържа физически и електронни файлови системи в ред, така че информацията е лесно достъпна, когато е необходимо..
Секретарят трябва да има чиста и организирана работна среда, тъй като обикновено това е едно от първите неща, които хората извън компанията виждат, когато влизат в съоръженията си..
6- Подготовка на презентации
Обикновено изпълнителният орган трябва да представи докладите си под формата на презентации, които обобщават и йерархизират информацията. За тази задача той обикновено моли секретаря си за помощ.
Лицето, което е в секретариата, трябва да гарантира, че информацията, която се появява там, правилно отразява данните, които шефът му иска да сподели.
Също така трябва да сте наясно, че това е презентация, свободна от правописни грешки и която е в съответствие с графичната идентичност на компанията.
7. Административен контрол
Също така е отговорност на секретаря да съзнава спазването на политиките и процедурите, необходими за поемане на грижата за активите на компанията или институцията, в която работи..
Според йерархичното ниво на шефа ви, секретарят може да потвърди точността на данните, които отразяват подробностите на бюджетните операции.
Секретарят трябва да се занимава с управленския контрол и правилното управление на ресурсите в офиса.
Виртуалната секретарка
С нарастването на работните места в интернет се появява фигурата на секретарите онлайн или виртуални помощници.
Тези секретари правят повечето от задачите, описани по-горе, но дистанционно. В тези случаи секретарите таксуват услугите си по час или по проект.
препратки
- Културни пари (2015). 4-те основни функции на секретаря. Изтеглено от: comofuncionaque.com
- Кокемулер, Нийл (s / f). Списък на задълженията на секретар. Изтеглено от: work.chron.com
- Pymex (2016). Функции и отговорности на административния секретар. Изтеглено от: pymex.pe
- Доброволец сега (s / f). Каква е ролята на секретаря? Изтеглено от: diycomitteeguide.org
- Уиндермир, Анна (s / f). Какви са функциите на секретар като помощник на управител? Изтеглено от: pyme.lavoztx.com