Функции, политики и управление на общите фондове

на обща кутия това е спомагателна книга, в която се съхраняват всички транзакции с приходи и парични плащания, включително депозити и тегления от банки. Той е основният склад на информация, свързана с паричните средства на една компания.

Дружествата разделят общите парични средства на два сегмента: дневник за изплащане на парични средства, където се записват всички парични плащания, като оперативни разходи и задължения, както и счетоводството, където се записват всички парични постъпления. като парични продажби и вземания.

Дружеството използва общия касиер, за да следи различните разписки и парични плащания, които пътуват през компания.

Информацията в общия фонд се записва периодично в главната книга. Тя се сравнява рутинно с банковите записи чрез банково съгласуване, за да се гарантира, че информацията в книгата е вярна.

Ако не е правилно, се прави корекционен запис за поставяне на общия фонд в съответствие с информацията на банката.

индекс

• 1 Функции на общия касиер
  • 1.1 Счетоводен запис
• 2 Политики
  • 2.1 Пазете получените пари отделно от парите за плащания
  • 2.2 Дайте приходи от получени пари
  • 2.3 Получаване на разписки за изплатените пари
  • 2.4 Депозиране на парични средства в банката
  • 2.5 Процедура за получаване на парични средства
  • 2.6 Минимизиране на касовите транзакции
• 3 Управление
  • 3.1 Информационен процес
  • 3.2 Запис на транзакции
• 4 Препратки

Функции на общия фонд

Икономическите дейности на всеки бизнес включват редовно влизане и излизане на пари и парични еквиваленти. Общият фонд помага на ръководството на една компания да определи колко пари има бизнесът по всяко време.

С тази информация дружеството може да покаже състоянието на паричните си потоци на заемодателите и по този начин да гарантира, че се справя ефективно с конкурентното предизвикателство.

Паричният поток се фокусира върху парите, които компанията изразходва за инвестиционни, оперативни и финансови дейности.

В компании, които обработват голям брой дебитни и кредитни транзакции, общият касиер заменя отделна парична сметка в регистъра на компанията.

Компаниите с по-малко парични плащания и постъпления не могат да изискват обща парична наличност и да изберат да използват само една парична сметка.

Счетоводен запис

Общото поле се използва за записване на разписки и плащания в брой. Работи като допълнителна книга.

Записите, свързани с касовата бележка и плащането, се записват първо в общия касов апарат и след това се осчетоводяват в съответните сметки на главната книга.

Освен това общите парични средства са заместител на касовата сметка в книгата. Ако една обща кутия е правилно поддържана, не е необходимо да отваряте парична сметка в книгата.

Има много причини, поради които една компания може да записва транзакции, използвайки обща касиер, вместо парична сметка.

- Всекидневни парични наличности са лесни за достъп.

- Можете лесно да откривате грешки чрез удостоверяване.

- Билетите се актуализират, защото балансът се проверява ежедневно.

политики

В бизнес контекста се приемат политики за безопасни пари, особено тези, свързани с чековете на общия касиер, за насърчаване на точни отчети и предотвратяване на кражбата на активи..

Пазете получените пари отделно от парите за плащания

Никога не трябва да поставяте парите, получени в дребните пари. Това ще доведе до грешки и объркване в счетоводните документи.

Всички пари, които влизат в компанията, трябва да бъдат депозирани бързо в банката и да бъдат вписани в архивите, преди да бъдат платени отново. В противен случай може да се обърка, когато се съгласува паричното салдо.

Дайте разписки за получените пари

Правилното издаване на касови бележки помага да се защити компанията, че някой вкарва пари в брой, вместо да го депозира. Разписките трябва да бъдат предварително номерирани с дубликат.

Вземи касови бележки за изплатените пари

Понякога може да не е възможно получаването на разписки. Например, когато купувате продукти на пазара.

В този случай цената на всяка сделка трябва да се отбележи незабавно, за да не се забравят сумите. След това те могат да бъдат прехвърлени в касова бележка, за да може да ги оторизира управителят.

Депозирайте паричните средства в банката

Да имаш пари в офиса е изкушаващо. Много пъти започва такава измама.

Паричните средства трябва да бъдат депозирани бързо в банката. Най-много в рамките на три дни от получаването им.

Процедура за получаване на парични средства

За да се защитят хората, които боравят с пари, винаги трябва да присъстват двама души при отваряне на касови кутии, пликове и други източници на пари. И двамата трябва да преброят парите и да подпишат разписката.

Минимизирайте касовите транзакции

Кутията трябва да се използва само за извършване на плащания, когато другите методи са невъзможни. Идеалното е да се конфигурират сметките на доставчиците за плащане на фактурите с чек или банкови преводи.

Предимството на плащането с чекове е, че набор от допълнителни записи се изготвя под формата на банково извлечение. Освен това той гарантира, че само упълномощени лица извършват плащания, намалявайки възможността за кражба или измама.

управление

Общите парични средства обикновено се разделят на вестник за касови бележки и дневник за изплащане на пари в брой, когато има много сделки.

В една малка компания с по-малък обем на транзакциите, свързана с парични средства, всички касови операции се записват в един общ касов апарат.

Информационен процес

Паричните транзакции преминават през различни фази, преди да приключат с отчет за ликвидността. Като цяло, входящите и изходящите парични потоци се записват чрез дебитиране и кредитиране на паричната сметка.

Например, клиентските такси се осчетоводяват като дебит към паричната сметка и се кредитират по сметката на клиента. Информацията в общото поле се въвежда в хронологичен ред, за да се улесни търсенето на транзакции.

След това входящите парични потоци влизат в пробния баланс, което помага на счетоводителите да проверят дали общата сума на кредитите е равна на общите дебити.

Третата стъпка в процеса на финансово отчитане води до оповестяване на паричните средства в корпоративния баланс.

Запис на транзакцията

Първото вписване на общите парични средства е началното салдо в началото на отчетния период. Всяко вписване трябва да съдържа дата, бележка за сметка или разписка и общата сума на сделката.

Общите парични операции също трябва да бъдат прехвърлени към съответните сметки или ценни книжа в главната книга.

Например, плащания, получени в брой за предоставени услуги, са изброени в раздела "Активи" на главната книга.

Паричните разходи за доставки и други бизнес материали са посочени като разходи.

Дружеството трябва да съгласува общия фонд с месечните извлечения от банковата сметка, получени от финансовата институция, и да вземе предвид несъответствията във фондовете.

препратки

1. Уил Кентън (2019). Касова книга Investopedia. Взето от: investopedia.com.
2. Счетоводство за управление (2018 г.). Какво представлява касовата книга? Взето от: accountingformanagement.org.
3. Ашли Адамс-Мот (2019). Какво представлява касата и книга? Малък бизнес - Chron.com. Взето от: smallbusiness.chron.com.
4. Стивън Браг (2018). Касова книга. Счетоводни инструменти. Взето от: accountingtools.com.
5. Marquis Codjia (2017). Значението на касова книга в счетоводството. Bizfluent. Взето от: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Топ съвети за контролиране на пари в брой. Взето от: humentum.org.