Функции, функции и значение на отдел „Закупуване“

на търговски отдел е част от фирма, която отговаря за всички дейности за придобиване на суровини, резервни части, услуги и др., както се изисква от организацията. Осигурява услуга, която е гръбнакът на много индустриални, търговски и военни организации.

Тя гарантира, че доставките, необходими за експлоатацията на бизнеса, се сортират и поддържат в инвентара. Този отдел е в центъра на успешното управление на веригата за доставки и е отговорен за минимизиране на цената на поръчаните продукти, контрол на нивата на запасите и установяване на стабилни връзки с доставчиците..

Добрият отдел за покупки ще изисква качество от доставчиците и ще следва поръчките от началото до рецепцията. Помогнете на други отдели да идентифицират нуждите, да управляват процеса на реквизиция и да получат конкурентни цени. Те обикновено действат като контролери, за да гарантират спазването на бюджетите.

индекс

• 1 Характеристики
  • 1.1 Действа като доверени съветници на висшето ръководство
  • 1.2 Насърчаване на иновациите на доставчиците
  • 1.3 Осигурете знания за ключовите данни на доставчика
  • 1.4 Управление и изглаждане на риска от веригата за доставки
  • 1.5 Насърчаване на гъвкаво развитие на персонала и талант
• 2 Функции
  • 2.1 Получаване на материали
  • 2.2 Оценка на цените
  • 2.3 Предварително одобрение на доставчиците
  • 2.4 Проследяване на поръчки
  • 2.5 Офис работа
  • 2.6 Спазване на политиката
• 3 Значение
  • 3.1 Получаване на по-ниски разходи
  • 3.2 Предотвратете недостига на материали
  • 3.3 Подобряване на качеството
  • 3.4 Управление на взаимоотношенията
  • 3.5 Търсене на иновации
• 4 Препратки

функции

Действа като доверени съветници на висшето ръководство

Отделът за покупки е ангажиран с корпоративното планиране и бюджета на високо ниво. Това прави възможно проектирането на разходи за обратно проектиране и проучване на алтернативи, които са потенциално по-евтини и / или по-високо качество..

Задвижване на иновациите от доставчиците

Повече от изискването за най-ниска цена, отделът за покупки работи с доставчиците, за да намали основните разходи на своите продукти и услуги.

Те са тясно свързани с "жизнения цикъл на иновациите", от първоначалната идея до производството и непрекъснатото подобряване.

Осигурете знания за ключовите данни на доставчика

Компаниите могат да използват тази информация за създаване на прогнозни анализи, като осигуряват по-задълбочен поглед върху пазарите.

Управлявайте и изгладете риска на веригата за доставки

Икономическите кризи научиха стойността на бдителността за стабилността на доставчиците. Отделът за покупки има много по-ясна представа за тази област, отколкото всяка друга част от организацията.

Насърчаване на гъвкаво развитие на персонала и талант

Необходимо е да се пресекат функционалните и географски граници, за да се намерят подходящите кандидати в отдела за покупки.

В някои случаи отговорът се крие в аутсорсинга или използването на споделени услуги.

функции

Получаване на материали

За производствена фирма това може да включва суровини, но може да включва и инструменти, машини или дори необходимите офис материали за екипа по продажбите и секретарите..

В търговията на дребно отделът за покупки трябва да гарантира, че винаги има достатъчно продукти на рафтовете или в магазините, за да се запази добре складираният магазин.

Особено важно е складът на инвентара да се поддържа на разумно ниво. Инвестирането на големи суми пари в инвентара може да доведе до проблеми със запасите и липса на капитал за други видове разходи, като например изследвания и разработки, или реклама.

Оценка на цените

Отделът за покупки е отговорен за непрекъснато оценяване дали получавате материалите на най-добрата възможна цена, за да максимизирате рентабилността.

Трябва да сравните цените, за да намерите най-добрите доставчици с най-разумните цени за поръчките от конкретния размер на компанията.

Отделът за покупки може да комуникира с алтернативни доставчици, да договаря по-добри цени за поръчки с по-голям обем или да открие възможността за получаване на продукти с по-ниска цена от други разнообразни източници..

Предварително одобрение на доставчиците

Отделът за покупки оценява доставчиците по отношение на цена, качество, мнения на клиенти и време за изпълнение на поръчките, като изготвя списък на одобрените доставчици.

Проследяване на поръчки

Поръчките се документират с формулярите за поръчки за покупка. Те определят важна информация за поръчаните материали, както и заявеното количество.

Тези формуляри се използват, за да се гарантира получаването на поръчаните продукти и да се проследява времето, необходимо за изпълнението на поръчките.

Офис работа

Отделът за покупки обработва цялата документация, свързана с покупката и доставката на материали.

Това означава да работим в тясно сътрудничество със счетоводния отдел, за да гарантираме, че има достатъчно пари за закупуване на позициите, че паричните потоци плавно и всички плащания се извършват навреме..

Спазване на политиката

Преди да извърши покупка, отделът за покупки трябва да гарантира, че отговаря на формалностите, необходими за придобиването и одобряването на бюджета, и трябва да гарантира, че материалите са закупени в съответствие с общата политика на организацията..

важност

По-ниски разходи

Отделът за покупки играе важна роля за увеличаване на печалбите от бизнеса. Сравнете цените и преговаряйте с доставчиците, така че компанията да получи възможно най-добрата цена в необходимите продукти.

Тя може да осигури и спестявания, като се възползват от гаранциите и отстъпките, които обикновено са забравени от неспециалисти.

Това помага да се спести, осигурявайки по-голяма прозрачност за сметка на компанията. Това ще позволи да се договарят по-добри договори и да се освободи паричният поток.

Предотвратете недостига на материали

Отделът за покупки трябва да определи кои продукти са от решаващо значение за компанията и да предприеме подходящи мерки за защита на веригата за доставки.

За да се гарантира, че недостатъчните материали не влияят върху производителността, отделът за покупки използва техники като многобройните доставки.

Наличието на множество източници означава използването на няколко доставчика, които предлагат едни и същи продукти. Ако има проблем с един доставчик, поръчките могат да бъдат увеличени до други, за да се компенсира повредата.

Подобрете качеството

Отделът за покупки помага за подобряване на качеството чрез определяне на целите за ефективност. След това проследява действителното изпълнение по отношение на тези цели.

Изключително важно е да се измерват качествените характеристики, като се използват показатели за атрибути, като например трайност, външен вид на продукта или навременност на доставката.

Ние работим в тясно сътрудничество с доставчиците, за да развиваме техните процеси и да им помогнем да подобрят качеството.

Управление на връзките

Предизвикателството на отдела за покупки е да направи доставчика заинтересован от работата с компанията. Накарайте доставчика да инвестира в дългосрочни отношения.

Отделът също така трябва да управлява връзките в компанията. Трябва да работите с вътрешни заинтересовани страни, като маркетинг, финанси, логистика и дистрибуция, за да се гарантира, че всички са съгласувани.

Търсене на иновации

Тъй като отделът за покупки винаги е в контакт с различни външни фирми, той е в идеална позиция да придобие иновативни продукти, които могат да осигурят конкурентно предимство на бизнеса по отношение на цена, качество или удобство..

препратки

1. Alexis Writing (2018). Какви са функциите на отдел „Закупуване“ в организация? Малък бизнес - Хрон. smallbusiness.chron.com.
2. Уикипедия, свободната енциклопедия (2018). Управление на покупките. Взето от: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Роли на отдел „Закупуване“ в бизнеса. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 начина, по който отделът за покупки може да подобри бизнеса ви. Взето от: bdc.ca.
5. Робърт Боуман (2014). Петте черти на организациите за обществени поръчки от световна класа. Forbes. Взето от: forbes.com.