Дял:
Заявка за видове покупки, как се прави, значение и примери
Формата на заявка за покупка е документът, генериран от потребителския отдел или от персонала в склада, за уведомяване на отдела за покупки за елементите, които трябва да бъдат поръчани, количеството и времевата рамка на доставката. Покупката в компания започва с събирането на изисквания.
След като бъдат компилирани, трябва да информирате отдела за покупки. Заявката за покупка е документът, който ще съдържа списъка на тези изисквания. За да се предотвратят измами, ръководителите на отдели обикновено не могат да правят поръчки директно с доставчици или да купуват от името на компанията..
Вместо това, този, който всъщност поставя поръчки с външни доставчици, е различен отдел, наречен отдел за покупки. Ръководителите на различните отдели използват формулярите за заявка, за да информират този отдел какви материали трябва да бъдат придобити.
Заявките за покупка и поръчките за покупка са ключови документи в процеса на придобиване на артикулите, от които компанията се нуждае за нейното функциониране, стандартизирайки процеса на поръчки вътрешно и външно.
индекс
- 1 Видове
- 1.1 Стандарт
- 1.2 Подизпълнение
- 1.3 Пратка
- 1.4 Прехвърляне на запаси
- 1.5 Външно обслужване
- 2 Как се разработва?
- 2.1 Процес на заявка за покупка
- 3 Значение
- 3.1 Стартирайте процеса на покупка
- 3.2 Това е инструмент за контрол
- 3.3 Защита на бизнеса
- 3.4 Централизиране на процеса на закупуване
- 4 Примери
- 4.1 Пример 1
- 4.2 Пример 2
- 5 Препратки
тип
Ключовите моменти за заявката за покупка са следните:
- Това е искане към отдел за покупки да придобие определен списък от материали.
- Нуждаете се от одобрението на закупуващата организация.
- Това е вътрешен документ; тоест, тя остава в организацията.
Можете да създадете заявка за покупка за следните типове предоставяне:
стандарт
Да получава доставки и материали от доставчици, както за производствени процеси, така и за офис консумативи и други активи.
подизпълнители
Да доставя суровина на доставчик и след това да се получи готов продукт.
партида
Получаването на материал, който се съхранява в обектите на компанията и доставчикът, се заплаща за това.
ТРАНСФОРМАТОРЕфективност на запасите
Да получавате материали от друг отдел или област, която е в една и съща организация.
Външна услуга
Да получи услугите на външен доставчик, като например извършване на работи по поддръжката на централата.
Как се прави?
Основните компоненти, които съставят заявка за покупка, са:
- Номер на заявка, който позволява идентификацията на документа. Тя трябва да бъде предварително отпечатана.
- Изискващ отдел.
- Дата на заявката и исканата дата на доставка.
- Име на лицето, което изготвя заявката, и подпис на лицето, което издава съответното разрешение.
- Исканите предмети трябва да бъдат описани подробно, за да се избегнат неточни данни. Сумата трябва да бъде точна; много е важно да поставите необходимата единица (килограми, литри, единици и т.н.).
- Подпис на ръководителя на отдела за покупки, който одобрява или не одобрява покупката.
- Ако офертите вече са били поискани от доставчиците, те трябва да бъдат приложени към заявката.
Процес на заявка за покупка
Процесът за заявка за покупка се използва от организациите за изпълнение и проследяване на поръчки за доставки. Те могат да бъдат всичко - от суровини до офис мебели и др.
Когато мениджърът на отдел установи, че материалите са ниски, попълнете формуляра за заявка, който включва посочените по-горе полета..
Заявката за покупка е формулярът, който отдел на компанията изпраща до отдела за покупки, в който се изброяват елементите, които искате да бъдат поискани от външен доставчик..
Този процес позволява на потребителите да направят поръчка, да получат одобрение от надзора и, най-важното, да позволят на външни доставчици да подават ценови оферти..
Когато мениджърът по закупуване получи заявката за покупка в този процес, той може да прегледа цялата информация, изпратена от първоначалния потребител. Управителят просто избира дали заявката е одобрена или не.
Ако не бъде одобрен, има поле за поставяне на причината за решението и запитващата служба ще бъде информирана за това решение. Въпреки това, ако мениджърът даде одобрението си, следващата стъпка ще бъде да поискате оферта от доставчиците.
важност
Стартирайте процеса на покупка
Всеки път отделите на фирмата ще се нуждаят от материали; Заявката за покупка инициира процеса на покупка. Отделът за покупки ще действа в съответствие със солидността на документа.
Ако има проблем, документът ще служи като доказателство, че отдел е поискал доставките с определено съобщение.
Това е инструмент за контрол
Когато няма подходящ контрол, персоналът може да бъде замесен в измама, тъй като може да поиска материали за лична употреба.
С реквизиция на покупка има установени мерки, които да гарантират, че не се практикува измама. Искането трябва да премине през няколко ръце, за да се гарантира нейната точност и нужда.
Защитете бизнеса
С изпълнените поръчки за реквизиция се избягват възможностите за измама. Активите на дружеството също са защитени.
Централизация на процеса на закупуване
Когато една организация изисква всички заявки да се извършват централно чрез отдел за покупки, лесно е да се управлява целият процес.
Купувачите също се възползват, тъй като вече могат да групират покупки и да се възползват от покупателната способност на организацията, за да договарят по-добри условия.
Примери
Пример 1
Заявка №: 00455
Дата: 15 май 2018 г.
Име на заявителя: Annaliese Corvo
Длъжност: ръководител на обучение
Катедра: Обучение на персонала
Причина за искането: В учебния курс "Осигуряване на качеството", който ще се проведе през седмицата от 16 до 20 юли 2018 г., трябва да се използват следните позиции:.
- 01 случай на маркери за флипчарт.
- 12 моливи.
- 01 флипчарт с 20 бели листа: 1 метър широк х 1,5 метра дълъг.
- 12 обикновени преносими компютри нормален размер.
- 06 цветни маркери за черна дъска.
- 12 гуми за изтриване.
- 12 сини мастилници.
Приложени са 2 оферти, получени от доставчици на канцеларски материали.
Оторизиран от: Алберто Морено
Длъжност: Мениджър Човешки ресурси
Управление на човешките ресурси
Пример 2
Производственият отдел на Confecciones Tely, S.A. Трябва да поръчате различни материали и да попълните формуляра за заявка. Този формуляр уведомява отдел за покупки, че тези доставки са необходими.
Отделът за покупки може да одобри или отхвърли получената заявка. Ако бъде одобрено, ще бъде създадена поръчка за покупка.
Поръчката за покупка се изпраща на доставчика за закупуване на продуктите. Доставчикът произвежда и доставя продуктите с фактура.
Приемният отдел получава продуктите и изпраща доклада за приемане в счетоводния отдел.
Ако всички документи са в съответствие, счетоводният отдел издава одобрение на фактурата на касиера, като посочва, че плащането може да бъде направено на доставчика..
препратки
- Бизнес речник (2018 г.). Заявка за покупка. Взето от: businessdictionary.com.
- MyAccountingCourse (2018). Какво е заявка за покупка? Взето от: myaccountingcourse.com.
- Време за горите. Разликата между заявка и поръчка за доставка. Малък бизнес - Хрон. smallbusiness.chron.com.
- Дани Хао (2018). Какво е заявка за покупка и защо е важно за вашия бизнес. Procurify. Взето от: blog.procurify.com.
- Точка за уроци (2018). SAP MM - Заявка за покупка. Взето от: tutorialspoint.com.