Дял:
10-те характеристики на най-важното официално писмо
Официалното писмо е писмено съобщение между двама души, които могат да се познават или не, но във всеки случай имат отдалечена и почтена връзка, която ги принуждава да поддържат официален език..
Този, който пише писмото, се нарича получател или емитент; който я получава е получател или получател. Официалното писмо обикновено се използва за комуникация между компании, високопоставени институции и държавни органи, наред с други..
Той се използва и за участие в награждаването на международни награди, публични назначения или признания.
В официалните писма, разговорен език, познаване, идиоми и tuteo трябва да бъдат оставени напълно настрана. Универсално приетите формула на учтивостта трябва да присъстват и трябва да отговарят на предварително определена структура.
По своята форма форма буквите от този тип трябва да бъдат написани на ръка или да бъдат отпечатани на хартия и да бъдат изпратени в запечатан плик на получателя, въпреки че е вярно, че в настоящата цифрова епоха структурата на официалното писмо се използва за съобщения, изпратени до чрез имейл. Последното обаче не е най-разпространеното, нито препоръчителното.
Десетте основни характеристики на официалните писма
1 - Официален език
Официалният език изисква правилно използване на лексиката и безупречната граматика и правопис. Лечението трябва да бъде далечно и уважително.
Третирането на изпращача на получателя трябва да бъде ваше; никога не трябва да бъде обучаван, независимо от възрастта или обхвата на получателя, или ако е или не е известен на подателя.
Макар че езикът трябва да бъде уважителен, това не означава, че добротата и учтивостта трябва да бъдат отменени..
2- Бетонни намерения
Не е написано официално писмо без точни намерения и определена цел. С този вид писмо е предназначен да съобщи нещо на получателя или да поиска информация, че подателят изисква това.
Във всеки случай се цели да се впечатли положително получателя и да се предразположи благоприятно, така че да се продължи комуникацията, докато целите на изпращача бъдат изпълнени. Предоставената информация трябва да бъде възможно най-ясна и пълна.
3- Дължина
Официалното писмо обикновено е кратко и конкретно, посочващо пряко целта, след съответните правила за поздрави и учтивост.
Както обикновено се случва в институционални, бизнес, правителствени или между двама души, които нямат близка връзка, няма смисъл да се разхождате около клоните, да се отклонявате или да обяснявате въпроси, които не са централни. По този начин обикновено официалните писма не трябва да надхвърлят 2 страници.
4- Заглавка
Официалното писмо трябва да бъде написано в официалните документи на лицето или лицето, което го пише. Обикновено се прави на бланки, в които може да се появи само името на институцията или подателя, въпреки че може да включва и адреса на същата..
След това трябва да се появи датата, предшествана от мястото (града), където пишете.
По-разумно е да напишете датата без съкращения, т.е. месецът, написан с букви, и годината с четири цифри. Трябва да е подравнен вдясно от листа.
5 - Лечение и поздрав
Лечението трябва да бъде формално и трябва да включва длъжността, професията или обхвата на получателя. Например: президент, доктор, професор, генерал и т.н., последвано или не от фамилията. Избягвайте поздравите с първото име, прякора или псевдонима.
Когато получателят е двойка, трябва да се отнасяте към себе си като към Господ и Лейди. В някои страни депутатите и сенаторите се третират като "почитаеми", а в други могат да бъдат "прославен лорд".
Същото се случва и с други правителствени длъжности или благороднически титли, така че е важно да се знае протокола на всяка страна.
Ако не познавате конкретен получател, можете да използвате безлични формули като "На кого може да се отнася" или просто "Уважаеми господине" или "Скъпа госпожо".
За поздрав трябва да добавите някои правила за учтивост като „Уважаеми“, „Уважаеми“ и т.н. Формулярът "Уважаеми господине" също се използва като официален поздрав.
6- Тялото
Съдържанието на писмото също трябва да започне с някакво любезно правило като: "Чрез това ...", "Пиша ти ...", "Много се отнасям с уважение към вас по повод ...", "Служи на това за ... "или няколко по-малко протоколи като" Първо се получи приветливо поздравление ... ".
Писмото трябва да съдържа кратки и добре структурирани параграфи. Посланието трябва да бъде прецизно, конкретно и недвусмислено.
Ако е искане, то трябва да бъде направено директно; ако е информативно писмо, трябва да отидете направо на въпроса. Винаги имайте предвид, че получателят е зает човек, който не иска да губи време с ненужни речи или трудно разбираеми.
7- Сбогом
Сбогомът трябва да закръгли централната идея на писмото, да засили целта и да насърчи действията, които изпращачът очаква от получателя ("Чакам вашия отговор", "Надявам се информацията да е полезна" и т.н.).
Най-често затварянето за официални писма е „Искрено“ или „Много внимателно“, като се предпочитат тези форми за по-разговорни като „Аплодисмен поздрав“, „Поздрави“, „Прегръдка“ и др..
След това трябва да поставите печатния подпис (име и фамилия с печатни букви) и подписа на изпращача. T
Той трябва да включва и длъжността или ранга на подателя, т.е. "д-р", "инж.", "Проф.", Последван от име и фамилия и в отделен ред на позицията: "председател на оценителната комисия", "посланик" на Република Аржентина "," Генерален секретар "и др..
8- Друга информация
В подножието на писмото и след подписването могат да бъдат включени, ако е необходимо, обяснение на приложенията или имената на хората, които ще получат копие от писмото (обозначено със съкращението "Cc").
По-долу и накрая могат да бъдат включени инициалите на лицето, което диктува писмото, т.е. на подателя (с главни букви), и на лицето, което го е преписало (с малки букви), както е показано: ABC / def.
Като писмо, което преди това се смяташе, използването на постскриптове не се препоръчва в същото.
9 - Пликът
Всяко официално писмо трябва да бъде изпратено в плик, дори ако изпращачът и получателят са в една и съща сграда (например комуникация между отделите на същата институция).
Пликът трябва да е с размер, който ще съдържа, така че да не стане твърде обемист. Писмото трябва да бъде сгънато колкото е възможно по-малко (2 до 4 пъти максимум), тъй като хартия, която е почти непокътната с твърде много гънки, е много по-елегантна..
Името и данните на получателя винаги се поставят на лицевата страна на плика и центъра му. Името и данните на подателя могат да бъдат на гърба и на капака на плика или на предната, горната и лявата част на плика..
Горният десен квадрант отпред на плика винаги е запазен за печати или печати.
Тя трябва да бъде затворена внимателно, но твърдо, за да се гарантира неприкосновеността на съдържанието. В някои случаи много протоколи или елегантни, могат да бъдат запечатани с уплътнителен восък.
10- Отговорът
Всяко официално писмо трябва да има отговор. Същото трябва да бъде бързо, сбито и да се запази същото очертание на полученото официално писмо.
Официалното писмо без отговор се счита за неуважително и неуважително действие от страна на получателя, което може да причини напълно противоположна на първоначално преследваната цел.
препратки
- Официално писмо Изтеглено от es.wikipedia.org
- 10 Характеристики на формално и неформално писмо. Възстановен от características.co
- Буквата и нейните елементи. Възстановен от portaleducativo.net
- Характеристики на официално писмо. Възстановен от clubensayos.com
- Характеристика и функция на официалните писма. Изтеглено от estudiaraprender.com