Дял:
12-те най-важни доминиращи офис функции
на офис функции, които доминират това са административните дейности, които персоналът на дадена фирма, организация или институция осъществява и които са необходими за функционирането на същия. Ако те се извършват ефективно, резултатите ще бъдат много по-добри, отколкото ако са направени лошо.
Тази работа, обикновено, има редовен график от понеделник до петък, който започва в 8 или 9 часа сутринта. и продължава до 4 или 5 минути, въпреки че това варира в зависимост от страните или регионите.
По-голямата част от офисната работа изисква основни умения като: свободно орално общуване, способност за писане, файл и опит с офис оборудване като компютри, фотокопирни машини и др..
В зависимост от нивото на поетата длъжност или отговорност, то изисква лицето да има техническо, университетско или четвърто образование.
Десетте основни функции на офиса, които доминират
1- Планиране
Това е първата и най-важна задача, тъй като тя се състои в определянето как организационните методи и структури могат да допринесат за бизнес плана.
Има технологични инструменти, които помагат тези методи да се материализират в задачи, разпределени между членовете на екипа, но само доброто планиране може да гарантира, че всичко завършва с добавяне към бизнес целта..
За цялостното планиране се изисква ясна бизнес визия и определено йерархично ниво в компанията, но всеки член на екипа трябва да планира работата си, така че да може да изпълни поставените цели и срокове..
2- Транскрипция и / или писане на доклади
Задача, която ежедневно заема времето, което работи в офис, е писането, при всяка подкрепа, на доклади, които поддържат или детайлизират техните функции или които служат за обяснение сред останалите колеги на детайлите (предистория, напредък, резултати, плюсове и и т.н.) на конкретен проект.
Тези писания служат и като запис на дейността на организацията, към която принадлежи тази служба, за бъдещи одити или прегледи.
3 - Посетете срещите
Това са срещи между членовете на работен екип, в които се обменят идеи за текущите проекти, разкриват се нови предложения, споделят се презентации, доклади или доклади;.
Обикновено те имат за цел да подредят всички присъстващи в посока на постигане на обща цел, да определят роли, задачи и крайни срокове за всяка една от тях. Те служат и за решаване на проблеми, възникнали при изпълнението на задачите.
Те обикновено имат честота, продължителност и много определена динамика. Също така, това, което се обсъжда в тях обикновено се записва в минути или минути за архивиране.
4- График на срещите
Става дума за координиране на дневния ред на всички хора, които трябва да бъдат на среща по такъв начин, че да могат да съвпадат в определено място и време..
Това е задача, която може да бъде огромна, така че разчитането на технологията може да бъде добра идея. Има приложения, като ScheduleOnce, които позволяват автоматично планиране на срещите, позволявайки на гостите да виждат наличните дати и да избират график, който им подхожда..
5. Проверете корпоративната електронна поща
Това е задача, която може да отнеме доста време. Публикуваният през 2016 г. доклад на Adobe, който е резултат от проучване на повече от хиляда работници, което показва, че ние прекарваме средно по 20,5 часа всяка седмица, проверявайки нашия работен имейл.
Сортирайте, четете и отговаряйте на имейли, е много често срещана форма на комуникация и позволява обмен на файлове и импресии, свързани с всеки проект или организационен процес.
Въпреки че компаниите непрекъснато търсят по-ефективни форми на управление на електронната поща, съществуват и приложения като интелигентните етикети на Gmail..
Друг начин за рационализиране на тази задача е да се включат стандартни шаблони за електронна поща или текстове, които могат да се изпращат с минимални изменения на различни получатели и в различни възможности..
6- Управление на финансите
При тази задача трябва да се гарантира, че парите изпълняват жизнения си цикъл при покупката и продажбата на продукти и услуги; че всички фактури се изпращат, регистрират, плащат и изпращат. Разбира се, има офиси, където те са посветени само на това.
Тази дейност също така включва актуализиране на финансовите сметки и правни документи по такъв начин, че да няма проблеми с правната рамка, която засяга въпросната организация..
7. Логистика
Тази функция гарантира, че всички стоки, свързани с работата на фирмата, се транспортират до и от складове и клиенти. Тя включва също и свързването с доставчиците на суровини за производството на нови продукти.
Целта на тази функция е да гарантира, че компанията има всичко необходимо, за да запази производството на стоката или услугата, която предлага.
8- Обърнете внимание
В офиса е необходимо също да се отговаря на телефона, тъй като това е средство за комуникация с клиенти, доставчици и между колеги.
Въпреки че изглежда проста задача, тя изисква определен протокол, тъй като може да бъде гласът, който някой извън компанията свързва с неговия образ. Ето защо е важно да се спазват правилата на учтивостта, да се поддържа институционален тон, да се намали обемът на гласа и използваният речник..
Друг важен факт, който понякога се пренебрегва при изпълнението на тази функция, е да се запише колкото е възможно повече данни за човека от другата страна на телефона; Това ще захрани базата данни с контакти на компанията и ще ви позволи да проследявате правилно въпроса, обсъждан по време на телефонния разговор.
9 - Организиране на архиви
Повечето от задачите, които се изпълняват в офис, генерират документ: фактури, бележки, минути, минути, отчети за продажбите и т.н..
В цифров или на хартиен носител, това е количество информация, което изисква някой да отговаря за каталогизирането, архивирането и опазването му в зависимост от неговото ниво на важност за бизнеса..
Именно тази последна точка, тази на защитата на информацията, е проблем, който се превърна в главоболие за много организации, така че възникват все повече и повече инструменти, протоколи и процедури, които осигуряват сигурност при архивирането и предаването на информация. чувствителни данни в дадена организация.
В някои случаи се използват външни твърди дискове, докато в други има специални сървъри за тези случаи или платформи за съхранение в "облака" като Microsoft OneDrive, Google Диск или Apple iCloud..
10. Разпределение на фирмената поща
Задача, която, въпреки че не изисква много високо академично обучение, изисква добра организация, отговорност и чувство за спешност, е разпределението на кореспонденцията в офиса.
Скица на някакъв дизайн, кредитната карта, която банката изпраща, фактурите на доставчика или писмото за отговор на правителствена организация, са някои от документите, които всеки служител може да чака и за които могат да зависят много други процеси. на компанията.
11 - Обслужване на клиенти
Тази функция е да подпомага физически клиентите с въпроси или оплаквания относно продуктите или услугите, предлагани от компанията.
12- Отпечатване и копиране на документи
Той се състои в отпечатване на документи, които трябва да бъдат физически запазени или да се правят копия от тези, които трябва да се съхраняват в дубликат или да се доставят на работниците на фирмата..
препратки
- Audra Bianca (s / f). Съвети за организация и планиране на офиса. Изтеглено от: smallbusiness.chron.com.
- Biz Trend (2015). 7 офис задачи, които можете и трябва да автоматизирате. Възстановен от: www.sba.gov.
- Dewei Caitlin (2016). Колко часа от живота си сте работили по електронната поща? Опитайте нашия депресиращ калкулатор. Взето от: washingtonpost.com.
- Лори Рийвс. Списък на работни места, работещи в офис. Изтеглено от: work.chron.com.
- Какво прави един помощник в офиса. Извлечено от learn.org.
- Какво точно правят хората в офиса. Изтеглено от: reddit.com.