Фази, цели, ползи и примери за управление на проекти

на управление на проекти е да се съобразява с начина на започване, планиране, изпълнение, контрол и затваряне на работата на екип, за да задоволи конкретни причини за успех и да постигне конкретни цели в определеното време. Следователно прилагането на умения, техники, знания и инструменти за програмиране на дейности, които отговарят на изискванията на даден проект.

Проектът е преходна работа, предназначена да генерира уникален резултат, услуга или продукт, с дефинирано начало и край, които се предприемат за постигане на забележителни цели и задачи, като цяло постигане на добавена стойност или ползотворна промяна.

Временното качество на проектите не е в съгласие с рутинните операции на бизнеса, които са прости итеративни, полупостоянни или постоянни дейности, за производство на услуги или продукти.

Липсата на процес за управление на проекти може да доведе до загуба на време, загуба на пари и лоши резултати.

индекс

• 1 Мощен инструмент
• 2 фази
  • 2.1 Започване
  • 2.2 Планиране
  • 2.3 Изпълнение
  • 2.4 Проектна документация
  • 2.5 Мониторинг и контрол
  • 2.6 Закриване
• 3 Цели
  • 3.1 Успешно развиване на етапите на проекта
  • 3.2 Ефективно общуване
  • 3.3 Постигане на основната цел на проекта
  • 3.4 Изготвяне на проект, който следва целите на клиента
• 4 Ползи
  • 4.1 По-голяма ефективност при предоставянето на услуги
  • 4.2 Удовлетвореност на клиентите
  • 4.3 По-голяма ефективност при предоставянето на услуги
  • 4.4 Подобрява растежа и развитието в екипа
  • 4.5 По-голяма гъвкавост
  • 4.6 Увеличаване на оценката на риска
• 5 Примери
  • 5.1 American Airlines
  • 5.2 Royal Bank
• 6 Препратки

Мощен инструмент

Управление на проекти е мощен бизнес инструмент, който може да предложи много предимства на компании от всякакъв мащаб. Осигурява процеси, насоки, както и повторяеми техники за подпомагане на управлението на хора и работата, свързана с проекти.

Тя може да увеличи шансовете за успех и да подпомогне изпълнението на проектите последователно, ефективно, навреме и в рамките на бюджета.

Чрез прилагане на основни стратегии за управление на проекти, ще бъдат постигнати желаните цели и тези цели ще бъдат постигнати в рамките на определен период от време и разходи..

Крайният резултат е, че всеки ще спечели, което може да бъде най-добрата полза за всички за управление на проекти.

фази

започване

Началната фаза определя естеството и обхвата на проекта. Трябва да разберете бизнес средата и да гарантирате, че необходимите контроли са включени в проекта.

Документите за иницииране на проекта са поредица от справки, които се използват за създаване на правила за продължителността на проекта. Те включват:

- Предложение за проект: идея на проекта, обща цел, продължителност.

- Обхват на проекта: насока и мониторинг на проекта.

- Дезагрегирана структура на работа: мащаб на работата, която трябва да се извърши, до ежедневните задачи.

- Матрица на разпределение на отговорностите: роли и отговорности, съобразени с резултатите.

- Анализ на нуждите и изискванията на бизнеса от измерими цели.

- Преглед на текущите операции.

- Харта на проекта, включваща разходи, задачи, резултати и срокове.

планиране

Основната цел е да се планира по подходящ начин времето, разходите и ресурсите за оценка на необходимата работа и по този начин ефективно управление на риска по време на изпълнението на проекта. Той се състои в определяне на методологията за проследяване на администрирането на проекти.

- Идентифицирайте резултатите и създайте счупени работни структури.

- Идентифицирайте дейностите, необходими за завършване на тези резултати и по този начин свържете тези дейности с логическа последователност.

- Оценете необходимостта от ресурси за дейности.

- Оценете времето и разходите за дейностите.

- Разработване на график и бюджет.

- Планиране на риска.

- Получете официално одобрение, за да започнете работа.

изпълнение

По време на изпълнението трябва да знаете какви са планираните срокове, които трябва да бъдат изпълнени. Фазата на изпълнение гарантира, че резултатите от плана за управление на проекта ще бъдат съответно направени.

Тази фаза включва разпределянето, координирането и адекватното управление на човешките ресурси и всякакви други ресурси, като материали и бюджети. Резултатът от тази фаза са резултатите от проекта.

Проектна документация

За да се запази бюджетът, обхватът, ефективността, както и темпото, проектът трябва да има физически документи, свързани с всяка конкретна задача.

С правилната документация е лесно да се види дали са изпълнени изискванията на даден проект или не. Документацията предоставя информация за това, което вече е завършено за този проект.

Ако е направено правилно, документацията може да бъде гръбнакът на успеха на проекта.

Мониторинг и контрол

Той се състои от процесите, които се извършват за наблюдение на изпълнението на проекта, с цел своевременно идентифициране на потенциалните проблеми и коригиращи мерки, когато е необходимо, за контрол на изпълнението на проекта..

Изпълнението на проекта се наблюдава и измерва, за да се идентифицират измененията в плана за управление на проекта.

Той също така осигурява обратна връзка между различните фази на проекта, за да се предприемат превантивни или коригиращи действия, за да се спази планът за управление на проекта.

затваряне

Той съдържа официалното завършване на проекта и неговото приемане. Административните дейности включват документиране на извлечените поуки. Тя се състои в финализиране на всички дейности на целия набор от процеси за официално приключване на проекта.

Прегледът след изпълнението е включен и в тази фаза. Това е жизненоважна фаза, за да може екипът по проекта да се поучи от опита и да го приложи в бъдещи проекти.

Нещата, които работят добре, трябва да бъдат наблюдавани в проекта и нещата, които не работят, трябва да бъдат анализирани, за да се генерират научени уроци.

цели

Целта на управлението на проекта е да се извърши цялостен проект, който отговаря на целите на клиента.

Успешно развивате фазите на проекта

Един проект, независимо от неговия размер, обикновено включва пет различни фази с еднакво значение: започване, планиране, изпълнение, мониторинг и контрол, закриване.

Разработването и изпълнението без проблеми и без прекъсвания на всички предишни фази гарантират успеха на даден проект.

Комуникирайте ефективно

Винаги трябва да се има предвид, че успехът или провалът на даден проект зависи до голяма степен от работата в екип. Затова ключът към успеха е винаги сътрудничество.

За тази цел създаването на добра комуникация е от голямо значение. От една страна, информацията трябва да бъде формулирана по ясен и пълен начин, така че всеки да го разбира напълно. От друга страна, трябва да имате способността да слушате и да получавате конструктивни коментари.

Постигане на основната цел на проекта

Основната цел на проекта трябва да бъде завършена в рамките на очакваното време, с очакваното качество и в рамките на разглеждания бюджет.

Оптимизирането на необходимите вложени ресурси и тяхното приложение, за да отговорят на предварително зададените цели на проекта, е въпрос, в който винаги има място за подобрение.

Всички процеси и процедури могат да бъдат реформирани и актуализирани, за да се подобри устойчивостта на даден проект и да се насочи екипът през процеса на стратегическа промяна..

Създайте проект, който следва целите на клиента

Това може да означава, че визията на клиента трябва да бъде разгледана и реформирана, или да бъде договорена с тях във връзка с целите на проекта, за да ги превърнат в осъществими цели..

Удовлетворяването на очакванията на клиентите и удовлетворяването им не само водят до успешно сътрудничество, което може да помогне за премахване на изненадите по време на изпълнението на проекта, но и гарантира устойчивост в бъдеще..

ползи

Основното предимство на управлението на проекти е, че помага за ефективното управление на проектите. Това позволява решаването на проблемите по-бързо.

По-голяма ефективност при предоставянето на услуги

Управлението на проекта осигурява пътна карта, която лесно се проследява и води до завършване на проекта. След като знаете къде да избегнете дупките, логично е да мислите, че ще работите по-интелигентно и по-ефективно.

Удовлетвореност на клиента

Всеки път, когато даден проект е завършен на време и под бюджета, клиентът остава щастлив. И един щастлив клиент е някой, който ще погледне отново.

Интелигентното управление на проекти осигурява инструментите, които позволяват на клиента / администратора да продължи да работи.

По-голяма ефективност при предоставянето на услуги

Същите стратегии, които позволяват успешното приключване на проекта, също ще служат многократно за други проекти.

Подобрява растежа и развитието в екипа

Положителните резултати не само пораждат уважение, но често вдъхновяват екипа на проекта да продължи да търси начини за по-ефективна работа.

По-голяма гъвкавост

Може би една от най-големите ползи от управлението на проекти е, че тя позволява гъвкавост. Безопасното администриране на проекта позволява да се проследи стратегията, която искате да извършите, така че проектът да бъде завършен.

Въпреки това, красотата на такава организация е, че ако откриете по-интелигентен път, който можете да вземете, можете да го вземете. За много малки и средни фирми само това си струва цената за приемане.

Повишена оценка на риска

Когато всички играчи са подравнени и стратегията е на място, потенциалните рискове за шамар.

Управлението на проекта осигурява червен флаг в точното време: преди да започне работа по приключване на проекта.

Примери

American Airlines

Сливането на American Airlines с US Airways създаде припокриване в технологиите и програмите. Те знаеха, че електронните таблици не са достатъчни за управление на сложни ресурси и проекти.

За да получат видимост в по-широките дивизионни и глобални приоритети, те започнаха да използват управлението на проекти за въвеждане на персонал, управление на ресурси и планиране на капацитета..

В резултат на това авиокомпанията премина от капитализиране на работата си по информационните технологии от 10% на 20%. Това се равнява на нетно положително въздействие от няколко милиона долара в баланса му.

Сега те имат достъп до по-надеждни и по-добри данни за вземане на критични решения за проекти и ресурси.

Royal Bank

Кралската банка на Шотландия трябваше да прилага последователни и надеждни данни за вземане на решения във връзка с финансите и ресурсите. Затова те избраха управлението на проекти, за да засилят тази последователност. Така те премахнаха 35 наследени системи, повече от 50 разработени от потребителите инструменти и стотици електронни таблици.

С данните в различни формати и стотици проекти, управлявани от различни системи, те искаха да контролират своите данни, за да видят общия си клиентски портфейл по-ясно.

След дванадесет месеца те успяха да изпълнят своя бизнес и да постигнат възвращаемост на инвестициите. По този начин те са подобрили прозрачността и са намалили разходите във всяка бизнес единица.

препратки

1. Уикипедия, свободната енциклопедия (2019). Управление на проекти Взето от: en.wikipedia.org.
2. Институт за управление на проекти (2019). Какво е управление на проекти? Взето от: pmi.org.
3. Clarizen (2018). Какви са целите на управлението на проекта? Взето от: clarizen.com.
4. NI Business (2019). Предимства на управлението на проекта. Взето от: nibusinessinfo.co.uk.
5. Гари Пикариело (2019). Топ 10 ползи от управлението на проекти. Управление на проекти на Bright Hub. Взети от: brighthubpm.com.
6. Leyna O'Quinn (2018). 5 Примери за успешно управление на проекти в реалния свят. Блог на Planview. Взето от: blog.planview.com.