Система за постоянни запаси, предимства

на система вечни инвентаризации е метод за отчитане на наличностите, който незабавно регистрира продажбата или покупката на инвентар чрез използването на компютъризирани системи и софтуер за управление на бизнес активи.

Той показва доста подробен изглед на промените в инвентаризацията с незабавни отчети за размера на запасите в склад и точно отразява нивото на наличните стоки.

Постоянните рекламни места са предпочитаният метод за проследяване на рекламните места, тъй като той може непрекъснато да генерира достатъчно точни резултати, ако се управлява правилно..

Като компания, наличието на повече инвентаризация на това, което е необходимо, е скъпо и може да генерира отпадъци. От друга страна, наличието на много малко означава, че рискувате да разочаровате клиентите си и да загубите приходите от продажби с вашите конкуренти.

Тъй като софтуерът за постоянни запаси е винаги актуален, той има незабавна видимост на нивата на запасите, което му позволява да реагира по-бързо на промените в търсенето.

Как работи процедурата?

С постоянната система за инвентаризация, компанията непрекъснато актуализира инвентарните записи, отчитайки допълненията и изважданията за дейности като:

- Закупени позиции в инвентара.

- Стоки, продавани от склад.

- Материали, взети от инвентара, които да се използват в производството.

- Изхвърлени изделия.

Системата работи перфектно, когато е в комбинация с компютърна база данни, актуализирана в реално време от склад на персонала, използващ баркод скенери или от доставчици, използващи терминали за продажба..

Периодични инвентаризации срещу постоянни рекламни места

Традиционно, ако искате да знаете колко елемента са налични в склада, трябва да извършите физическо преброяване и да го съгласувате с ръчни или автоматизирани системи, базирани на партиди.

Фирмите, които физически отчитат запасите в края на даден период, и данните за инвентаризациите бяха актуализирани по това време. Това е известно като периодична система за инвентаризация, тъй като информацията се актуализира периодично.

Системата за вечна инвентаризация използва софтуер за управление на запасите и процеси, които позволяват актуализиране на движението на запасите в реално време.

Служителите използват баркод скенери за записване на продажби, покупки или връщания в момента, в който се появят.

Тази информация се изпраща до база данни, която непрекъснато се актуализира, за да записва всяка промяна. Непрекъснатото обновяване на инвентара е това, което придава на системата името и го отличава от периодичния подход.

Сметки за постоянни запаси

При тази система не е необходимо да поддържате сметка за покупка, защото сметката за наличностите се таксува директно с всяка покупка на стоки.

Профилите, които трябва да бъдат осчетоводени в тази система, са:

- Когато купувате стоката, за да я съхраните в инвентара:

- При възникване на разходи, като транспорт, застраховка и т.н., добавени към цената на стоката:

- Ако стоката се върне на доставчика:

- Когато стоката се продава:

- Ако стоката се върне от клиентите:

- Когато се открие разлика между сумата на профила за инвентара и физическия брой:

облага

Тя позволява прецизна смяна

Промените в запасите се записват в реално време при покупко-продажба на запаси. Това ви дава възможност да изготвяте отчети, които незабавно идентифицират изчерпани артикули.

Открийте упадъка и кражбите

В системата за периодични инвентаризации в края на периода инвентаризацията се коригира, като се потвърждава физическата инвентаризация. Това крие всяка кражба, свиване или дори грешки в броя, когато тази корекция се прехвърля към разходната сметка на продадената стока.

Вечната система ще сравнява стойността на рекламните места в системата с броя на крайните периоди и ще ви позволи да разследвате всяко несъответствие.

Изготвя по-точни междинни финансови отчети

Тъй като в системата за периодични инвентаризации стойностите на материалните запаси не се променят през периода, както инвентарната сметка в баланса, така и разходната сметка на продадената стока в отчета за приходите и разходите са неточни през целия период. период.

Безсрочната система поддържа тези коректни суми и осигурява по-точен набор от финансови отчети през целия период.

По-тясно управление на нивата на запасите

Нивата на запасите са винаги правилни и достъпни онлайн по всяко време. Можете да изчислите правилно оборота си, за да видите дали продажбите се забавят или продуктите вече не се продават бързо.

Интеграция с други търговски системи

Информацията за запасите в реално време е от жизненоважно значение за финансовите и счетоводни екипи. Интегрирането на системата за инвентаризация с финансовите системи спомага за гарантиране на точни данъчни и регулаторни доклади.

Продавачите могат да осигурят по-добро преживяване на клиентите, което пряко влияе на тяхната репутация. Неговата интеграция с маркетинговите системи дава на този екип текуща снимка на това, което се продава и какво не..

недостатъци

Висока цена на изпълнението

За да се използва системата за постоянна инвентаризация, компанията трябва първо да инсталира специализирано оборудване и софтуер. Това изисква голяма първоначална инвестиция, много ресурси и време за правилно внедряване на системата.

След инсталирането на необходимото оборудване и софтуер, поддръжката и периодичните актуализации ще продължат да бъдат задължителни, което струва още повече на компаниите..

По-голяма сложност

Тя изисква компаниите да предлагат обучение на всеки от служителите поради сложността на системата.

Служителите ще се нуждаят от обучение за това как да използват специфичния софтуер на компанията и също ще получат обучение за използването на специално оборудване, като скенери.

Регистрираните рекламни места може да не отразяват действителните рекламни места

Може да бъде недостатък, че транзакциите се записват веднага след като се извършат, тъй като регистрираните инвентаризации може да не отразяват действителните запаси във времето..

Това е така, защото в една система за постоянна инвентаризация не се използват често физически инвентаризации.

С по-голям брой хора, които влизат в транзакциите в системата, компанията поема по-голям риск от грешки, дължащи се на човешка грешка.

Повече време за консумация

С периодичната система за инвентаризация компаниите отделят известно време за регистриране на запасите.

Те могат да бъдат регистрирани седмично, месечно или дори годишно. Това прави периодичната система за инвентаризация по-малко време от системата на постоянните запаси.

С постоянната система всяка транзакция трябва да бъде незабавно регистрирана. Одиторите трябва да преразгледат сделките, за да се уверят, че са правилни, и физическите инвентаризации трябва да бъдат направени, за да се открият несъответствия в цифрите.

препратки

1. Стивън Браг (2017). Вечна система за инвентаризация. Счетоводство CPE Курсове и книги. Взето от: accountingtools.com.
2. Investopedia (2018). Вечни инвентаризации. Взето от: investopedia.com.
3. Счетоводство за управление (2017). Вечна система за инвентаризация. Взето от: accountingformanagement.org.
4. Oracle Netsuite (2018). Защо да използваме система за вечни инвентаризации? Взето от: netsuite.com.
5. Анджи Мор (2018). Предимства на системата за вечен запас. Малък бизнес - Chron.com. Взето от: chron.com.
6. Таня Робъртсън (2018). Недостатъци на системата за непрекъснат инвентаризация. Малък бизнес - Chron.com. Взето от: smallbusiness.chron.com.