Писмени комуникационни характеристики, видове, елементи, предимства



на писмена комуникация това е всеки вид взаимодействие, което използва писмения код. Въпреки че се основава на една и съща езикова система на оралността, нейните свойства са различни. Така, за разлика от другите, писмената форма е напълно конвенционална. Това трябва да следва моделите, определени в съответствие с правилата, установени от езика.

От друга страна, писмената комуникация е най-обичайната форма на официална комуникация между хората и изпълнява различни социални функции. Сред неговите употреби много често се използва за документиране на различни видове събития и за осъществяване на междуличностни взаимодействия.

В допълнение, друга от най-важните му характеристики е, че тя не изисква присъствието на подателя и получателя в едно и също пространство и време. Следователно, съобщението се получава в отложена форма и взаимодействието на писателя (подателя) и читателя (получателя) е много ограничено.

От друга страна, писмената комуникация е по същество творческа дейност, която изисква съзнателно усилие. Това усилие идва от стимулите, произведени от ума.

При това той се различава от оралния, където се събират външно от сензорните рецептори. Писмените, от друга страна, идват от вътрешна интелектуална дейност.

индекс

  • 1 Характеристики
    • 1.1 Отложено получаване на съобщението
    • 1.2 Ограничени цикли
    • 1.3 Малко място за съкращения
    • 1.4 Предварително планиране
  • 2 вида
    • 2.1 Бележки
    • 2.2 Доклади
    • 2.3 Брошури
    • 2.4 Имейли
    • 2.5 Предложения
    • 2.6 Букви
    • 2.7 Телеграми
    • 2.8 Факсове
  • 3 Елементи на писмената комуникация
  • 4 Предимства
    • 4.1 Продължителност във времето
    • 4.2 Контролен механизъм
    • 4.3 Съхранение
    • 4.4 По-високо отразяващо ниво
    • 4.5 По-малка възможност за изкривяване и тълкуване
  • 5 Недостатъци
    • 5.1 Разходи
    • 5.2 Способност за ефективно разбиране
    • 5.3 Обратна връзка
    • 5.4 Трудност при изразяване на емоционалност  
    • 5.5 Забавено или несигурно получаване
    • 5.6 Липса на гъвкавост
  • 6 Препратки

функции

Отложено приемане на съобщението

Една от характеристиките на писмената комуникация е свързана с фактора време. В комуникационна ситуация лице в лице кодираните съобщения на подателя се получават незабавно от получателя.

Но в писмената комуникация винаги има забавяне. Като цяло няма определен срок за това забавяне.

Ограничени цикли

Комуникационният цикъл се състои от четири основни комуникативни елемента: подателя, съобщението заедно с комуникационния канал, приемника и отговора или реакцията. Тъй като приемането на съобщението се случва в отложено време, цикълът на писмена комуникация е по-ограничен.

Въпреки това, поради новия напредък в комуникацията и информацията, много канали позволяват последната стъпка от цикъла (обратна връзка или отговор) да бъде завършена почти едновременно с комуникацията лице в лице. Пример за това са услугите за мигновени съобщения.

Малко място за съкращения

Писмените записи ограничават възможността за съкращения. В устната комуникация жестове и паравербални елементи - като интонация - поддържат вербалния език.

Това не е така в писмената комуникация. Следователно нивото на търсене е по-високо, което принуждава емитента да използва думи с по-голяма точност.

Всъщност писмената комуникация има висока социална стойност. Тази оценка намалява с повторението на думите и използването на същите синтактични модели. Тук преобладават оригиналността и дори формалните иновации.

Предишно планиране

По принцип писмената комуникация не е импровизиран акт. При писане често се спазват редица условия или изисквания. Сред тях, ако се търси ефективна комуникация, е необходимо да се изясни съдържанието на съобщението като цяло и неговата вътрешна артикулация..

За тази цел емитентът трябва да има схема за организация на текста. С прогресирането на текста всички елементи на посланието се свързват, докато съответните идеи имат смисъл.  

тип

Що се отнася до видовете писмена комуникация, има многобройни и разнообразни области на човешко действие. По този начин всеки път изчезват някои (телеграми) и се появяват други (например електронна поща). След това ще бъдат описани само някои от тях.

бележки

Бележка е популярно средство за вътрешна писмена комуникация между членовете на организацията. Това е форма на съкратена форма на писмо с минимални форми на учтивост и незабавен достъп до конкретния предмет на съобщението.

В този вид комуникации обикновено има предварително установени формати. Основното правило, което трябва да се изпълни, е правилното писане и личното и йерархично уважение. Начинът на писане трябва да бъде директен и без никакви познания.

информация

Докладите са друг вид писмена комуникация. Те могат да бъдат използвани за търговски, образователни, юридически или научни цели.

В зависимост от естеството и целта на доклада могат да съществуват предварително установени формати. Въпреки това, като цяло докладът трябва да има кратко въведение, ключови цели и резултати. 

В някои случаи са включени графики и таблици, за да се улесни разбирането на резултатите. По същия начин много доклади съдържат списък с препоръки.

литература

Брошурите са публикации, в които фирмите представят своите продукти и услуги. Те също се публикуват, за да подпомогнат търговските представители при посещенията им на клиенти.  

Фирмите произвеждат брошури в много форми и размери. Някои брошури са с размер на буквата, а други са сгънати на половина или на три части.

От друга страна, те се характеризират с това, че са много колоритни и с изобилие от образи в основните си продукти или услуги. Текстовете са малко и с много празно пространство, така че книжката може да бъде прочетена лесно.

имейли

Понастоящем имейлите са много често срещана форма на комуникация. Те се използват за изпращане на документи, организиране на срещи, потвърждаване на срещи и кандидати за работа. Освен това те са наети да се занимават с лични въпроси.

Въпреки относителната си неформалност, електронната поща трябва да следва определени конвенционални норми. За тези цели, неговият формат определя пространства за подателя, получателя, темата и мястото, където трябва да бъде написано съобщението.

Дори ако се използват за нетърговски цели, съществуват някои конвенции, които трябва да се спазват, за да се избегнат отрицателни реакции. Сред тях можем да споменем правилното писане на имена и заглавия, правилното използване на препинателни знаци и правилната конформация на изреченията и параграфите..

предложения

Предложенията са документи, които описват бъдещи проекти. Те обикновено имат само една или две страници. Те включват свързаните разходи за всяка конкретна задача на проекта.

Други разходи, които не са пряко свързани с проекта, могат да бъдат включени като разходи за печат, поща и пощенски услуги, между другото.

писма

Писмата са една от най-старите форми на писмена комуникация. Темата на писмата може да бъде лична или търговска. Преди пристигането на електронни формуляри, те бяха много популярно средство за комуникация. Както и в имейлите, в търговската мрежа бяха използвани трезви форми и кратки съобщения.

Въпреки това, личните писма показват по-малко конвенционализъм. Учтивостните процедури бяха минимални. Развитието на темата беше удобно между изпращача и получателя на съобщението. Броят на страниците е ограничен от капацитета на двете страни. Постепенно те са заменени с електронни съобщения.    

телеграми

Телеграмата е кратка и опростена версия на писмо. Тук формулите на учтивостта са сведени до минимум и понякога са пропуснати. Текстът на съобщението е написан, като се избягва най-големият брой думи и се запазва необходимия минимум, за да има смисъл.

По същия начин, формите на учтивост са обикновено стандартни и съкратени (г-н за г-н, г-жа, за г-жа и други подобни). Както и в писмата, тяхното използване намалява с развитието на електронните медии.

факсове

Това беше пионерският начин за предаване на електронни съобщения. Въпреки че и неговото писане, и неговото четене бяха написани на писмен документ, предаването му бе извършено по електронен път. Употребата му е намаляла поради нарастващото използване на електронни медии.

Елементи на писмената комуникация

Като цяло се счита, че трите основни елемента на писмената комуникация са структура (форма на съдържание), стил (писане) и съдържание (тема).

По отношение на структурата, това помага на читателите да разберат темата. Ето защо се препоръчва да бъде ясно за целите, преди да започнете да пишете.

Във връзка със стила това е свързано с емитента на първо място. Важно е обаче да се вземат предвид възможните получатели на писмените материали. Понякога се изисква използването на изречения или кратки параграфи с прост речник. Понякога посланието трябва да бъде малко по-дълго и да бъде разработено.

И накрая, по отношение на темата, това може да бъде от голямо разнообразие. Всички области на човешкото взаимодействие могат да бъдат обект на писмена комуникация. Това включва от научни теми до лични, чрез закони и процедури.

облага

Постоянство във времето

Писмената комуникация е постоянно средство за информация. Следователно е полезно, когато се изисква водене на записи. По същия начин е много важно при правилното делегиране на отговорности и при определянето на норми и процедури. От друга страна, той позволява повтарящи се заявки за съобщения.

Контролен механизъм

Благодарение на възможността за постоянство във времето, писмената комуникация е идеална като инструмент за контрол. Контролните листове или резултати, закони, споразумения, между другото, са документите, които най-често се обработват чрез този начин на комуникация.

запазване

Писмената комуникация има високо ниво на съхранение. Това му позволява да бъде безопасно и трайно. Технологичният напредък направи възможни други средства за запазване на информацията. Досега обаче документът, написан в оригинал, остава окончателното доказателство за неговото съществуване и оригиналност.

По-високо отразяващо ниво

Хората, които използват тази среда, се отразяват ефективно преди писането. Действието на писане на съобщение винаги се предшества от процес на мислене и определяне на това, което искате да изразите. Дори самото писане е процес на размисъл. Следователно, този комуникационен режим е идеален за предаване на точност и прецизност.

По-малка възможност за изкривяване и тълкуване

В съобщенията, предавани чрез писмена комуникация, има по-малка възможност за изкривяване. В тази комуникационна система информацията се регистрира постоянно и може да бъде проверена по всяко време. По този начин има по-малка вероятност от изкривяване или промяна на информацията.

От друга страна, има по-малка вероятност от погрешно тълкуване на съобщенията. В случай на съмнение, съобщението може да бъде препрочитано толкова пъти, колкото е необходимо, докато бъде постигнато пълно разбиране.

По същия начин, скоростта на четене или препрочитане може да се регулира до нивото на разбиране на получателя на съобщението. По този начин може да се гарантира, че ако и подателят и приемникът обработват едни и същи кодове, съобщението ще пристигне според желаното..

недостатъци

разходи

Писмената комуникация не е икономическа. Има разходи, свързани с материала (хартия и мастило, наред с други неща) и труда, използван за писане и предаване на писанията. Тези разходи могат да се увеличат в зависимост от физическото разстояние между подателя и получателя.

Способност за ефективно разбиране

Използването на писмена комуникация заслужава големи умения и компетенции в използването на език и речник. Липсата на умения за писане и лошото качество на текстовете оказват отрицателно въздействие върху посланието и излагат на риск тяхното ефективно разбиране.

обратна връзка

Обратната връзка от съобщението в писмената комуникация не е незабавна. В този тип комуникация процесът на кодиране и декодиране е бавен.

В зависимост от използвания код разбирането може да отнеме повече време от желаното. Във всеки случай, обратната връзка е за удобство на получателя на съобщението, а не на емитента.

Трудност при изразяване на емоционалност  

Като отразяваща среда, по-трудно е да се изрази емоционалност в писмената комуникация. В действителност, поети и художници, които използват тази среда за изразяване на красота и емоции, използват техники, които са трудни за използване. Понякога те са успешни, но в други не изпълняват целта за предаване на емоционалността на художника.

Този тип комуникация е известен като студена, безлична и контрастира с други форми на комуникация, които могат да включват вербални и жестови характеристики. По тази причина се използва по-често при предаването на информация, при която точността на фактите е важна.

Забавено или несигурно получаване

Методът на писмена комуникация възпрепятства незабавното потвърждаване на получаването на съобщението. В някои случаи дори не е възможно да се определи дали съобщението е достигнало до желания получател.

Липса на гъвкавост

Липсата на гъвкавост е друг недостатък на писмената комуникация. След като първоначалното съобщение е издадено, няма възможност за бързо коригиране на съдържанието.

Всяка необходима промяна трябва да бъде гарантирана от получателя на съобщението. По същия начин всяка корекция, която е направена, дори частична, засяга цялото съобщение.

препратки

  1. Inc. (s / f). Писмена комуникация Взети от inc.com.
  2. Sehgal, М. K. (2008). Бизнес комуникация New Delhi: Книги в Excel.
  3. Cabrera, A. и Pelayo, N. (2001). Език и комуникация Каракас: Националният.
  4. Bolaños, B. (1996). Писмена комуникация. Сан Хосе: EUNED.
  5. Suttle, R. (2017, 26 септември). Видове писмени бизнес комуникации. Взети от bizfluent.com.
  6. Sckool. (2017, 07 февруари). Трите основни елемента на писмената комуникация. Взето от sckool.org.   
  7. MSG. (s / f). Писмена комуникация - Значение, предимства и недостатъци. Взети от managementstudyguide.com.
  8. Бизнес комуникацията. (s / f). Предимства и недостатъци на писмената комуникация. Взети от thebusinesscommunication.com.
  9. Бизнес комуникация. (s / f). Недостатъци на писмената комуникация в бизнеса. Взети от bizcommunicationcoach.com.