7-те функции на главен административен асистент

на функции на административен асистент те са задачи за подпомагане и придружаване на нормалните дейности, които една компания развива. Следователно те са от основно значение за ефективното функциониране на същите.

Тези дейности обикновено са променливи в зависимост от бизнес сферата на компанията, в която работят. Например в специализирани офиси, като адвокатски кантори, присъстващите обикновено имат специално обучение за изпълнение на определени дейности.

Въпреки това, има функции, общи за всички области, които обикновено се въртят около разпространението и администрирането на информация в офиса. Това включва управлението на документи, архиви и организиране на събития.

Но тези дейности могат да станат много по-широки. Понякога административните сътрудници също трябва да се справят с обработката на счетоводната информация и дори да гарантират функционирането на технологичните ресурси на компанията.

7-те основни функции на административен асистент

1- Управление на документи

Една от основните функции на административния асистент е да помага на членовете на службата при управлението на документи и досиета.

Обикновено тази задача е свързана със съхранението, организацията и администрирането на файловете.

Въпреки това, в определени случаи може да се наложи да пишете, редактирате и преглеждате документи.

В някои компании дори им се изисква да приемат диктовка на писма или бележки и да записват протоколите от проведените срещи.

В някои случаи, например, когато се работи с адвокатска кантора, се изисква специализирано обучение за изпълнение на тези функции: административният асистент трябва да разбира терминологията и правните процедури..

От друга страна, административните асистенти, които работят в областта на медицината, се нуждаят от различни знания. Те трябва да имат необходимото обучение за работа с пациенти и четене на медицински доклади.

2- Планиране на събития

Планирането на служебни събития обикновено е и отговорност на административните сътрудници. Размерът на тази отговорност може да бъде променлив според размера на компанията.

Събитие може да бъде просто среща или бизнес обяд, но може да бъде и конгрес или по-голяма бизнес партия.

И в двата случая асистентът трябва да управлява всички критерии, свързани със събитието.

Това включва контакти с доставчици, извършване на резервации, избор на менюта и декорация. Но той включва и контакти, покани и потвърждаване на присъстващите, оратори и оратори, в случай че това е необходимо.

3- Внимание лице в лице към потребителите и посетителите

Вниманието към потребителите обикновено е една от най-често срещаните задачи за административните сътрудници. Публиката, към която е насочено вниманието, винаги зависи от големината на фирмата и нейната бизнес ориентация.

В случай на малки фирми, които пряко обслужват обществеността, е възможно административен асистент да приеме клиентите.

Когато това се случи, тяхната работа е насочена към насочването и подпомагането им по време на престоя им в обектите на компанията.

В по-големите компании административният асистент трябва да присъства на други посетители като партньори или големи доставчици.

В този случай тяхната мисия ще бъде да ги ръководят при изпълнението на техния дневен ред и срещи с ръководството или други области на компанията.

4- Телефонна и виртуална помощ

Телефонното и виртуалното внимание е включено в категорията на помощта за потребителите. В случай на телефонна помощ се включва ориентацията на клиентите и партньорите, както и организацията и администрирането на дневния ред.

Когато става въпрос за виртуално внимание, задачите зависят от каналите, предоставени от компанията за обслужване на клиенти или управление на информацията.

В някои случаи става въпрос за управление на електронна поща, отговаряне, препращане или архивиране на съобщения, ако е необходимо.

В други случаи, когато виртуалните комуникационни канали са по-разнообразни, могат да се включат и други задачи, като например внимание към обществеността чрез чат системи или дори отговаряне на въпроси чрез социалните мрежи на компанията..

В големите компании обикновено е налице персонал, специално насочен към вниманието на тези комуникационни канали. Когато компаниите са малки, тази задача обикновено се оставя на административните сътрудници.

5- Администриране на дневния ред

Управлението на дневния ред обикновено е една от най-важните задачи на административните сътрудници.

Тази отговорност включва получаване на заявки за срещи и срещи по телефона, лично или онлайн и ги организира в дневния ред съгласно определените критерии.

Той също така включва планиране на срещи във и извън компанията, работни обяди и бизнес пътувания.

В тези последни случаи отговорността на асистента е също така да резервира полети, хотели, ресторанти или заседателни зали, както е необходимо..

6- Счетоводство

Понякога административните асистенти са отговорни за наблюдението и записването на разходите, които възникват в компанията. Тези задължения могат да бъдат прости, като например записване на определени разходи в електронна таблица.

В някои случаи асистентът е помолен да проведе обучение за разработване на по-сложни задачи. Например, вашите отговорности могат да включват представяне на счетоводни отчети на ръководството.

Обикновено това зависи от размера на компанията. Голяма компания обикновено има по-специализирани роли; в тях счетоводната информация се администрира от лице, наето за тази цел.

Въпреки това, едно от основните умения за всеки административен асистент е областта на офис счетоводен софтуер, като Microsoft Excel.

7 - Технологично управление

Управлението на технологичните ресурси е също част от функциите на административните сътрудници. В този смисъл, неговата отговорност е да гарантира, че всички необходими инструменти за работата на компанията работят добре.

Това включва създаването на резервни копия на информацията, съдържаща се в компютърното оборудване и антивирусната актуализация, наред с други задачи.

От друга страна, той включва администрирането на оборудване като проектори и лаптопи.

Тя също така включва преглед и поддръжка на оборудването, необходимо за нормалното развитие на дейностите, които са под тяхна отговорност.

Това не означава, че административният асистент трябва да притежава технически познания. Работата му се състои именно в наемането на технически персонал, който редовно извършва поддръжката на оборудването, за да се избегнат неуспехите.

препратки

1. Bucky, J. (2017). Задълженията за работа на изпълнителните секретари и административните асистенти. Изтеглено от: thebalance.com
2. Кариерен строител (2016 г.). Работа като административен асистент - отличен избор за специалисти. Изтеглено от: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Какво прави медицински административен асистент? Получено от: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Задължения на административен асистент. Изтеглено от: study.com